Adiós al papel: La gestión y distribución digital de documentación en PRL

Tiempo de lectura: 3 minutos

A nadie, relacionado con la gestión de la prevención de riesgos laborales, se le escapa la necesidad de documentar toda la gestión que se realiza en PRL. No solo porque se requiere en diferente normativa, sino porque además, en muchas ocasiones, es la única manera de justificar fehacientemente todas las actuaciones realizadas. Todo ello deriva en la necesidad de generar, recoger y archivar una gran cantidad de documentación, que en muchos casos requiere la firma o aceptación de alguien (el que emite el documento, el que lo recibe, el que justifica una entrega o una asistencia, etc) y que hasta ahora, en su gran mayoría, se genera y guarda en papel.

  • Evaluaciones de riesgos y planificaciones preventivas
  • Informes específicos
  • Justificantes de entrega de EPIs o de información
  • Listas de asistencia a formaciones
  • Certificados
  • Etc.

Desde hace ya varios años en Prevencontrol tenemos implementada la firma digital para todos los documentos firmados por nuestros consultores. De modo que toda esa documentación se genera en formato digital y la que lo requiere se firma digitalmente, sin necesidad de tenerla en papel. Para ello cada uno de nuestros consultores dispone de su propio certificado o identificación digital que puede conseguirse en diferentes entidades (según tipología, necesidad y nivel de seguridad) :

firma digital
Éste ya es un gran paso que permite la generación, el envío y gestión en digital de cualquier informe o documento que deba ir firmado por el consultor, con el consecuente ahorro de papel, espacio de archivo y tiempo de búsqueda.
Pero este sistema todavía no ahorra completamente la necesidad de gestionar en papel alguna otra documentación que requiere las firmas de terceros (como son los trabajadores o responsables de otras empresas) que en muchos casos no disponen de identificación digital para este tipo de firma.
Vista estas necesidades, en Prevencontrol y dentro de nuestra herramienta informática SmartOSH  (ya os hemos ido hablando en otros posts de otras funcionalidades de SmartOSH), hemos desarrollado un sistema de generación, distribución y gestión integral de la documentación en formato digital.
La generación y envío de documentos en formato digital no es nada nuevo, pero nuestra herramienta permite además una generación y distribución automatizada, una justificación de la recepción y aceptación del documento, y la firma de éste por parte de la persona destinataria (aunque no disponga de certificado digital propio). El sistema permite:

  • Generar de forma automática cualquier documento, en función de las necesidades y periodicidad establecidas:
    • Fichas informativas de riesgos del puesto o del trabajador
    • Entrega de equipos de protección individual
    • Información de riesgos para CAE
    • Información de medidas de emergencia
    • Certificados de formación
    • Actas de reuniones y comités
    • Etc.
  • Enviar por mail de forma automática el documento generado, a los destinatarios fijados para el mismo.
  • Establecer un sistema de acuse de recibo y/o aceptación con firma rubricada sobre pantalla con sistema de rastreo para autentificación.

acuse

  • Ser usado desde dispositivos móviles que permiten firmar con rúbrica sobre pantalla como si de un documento en papel se tratara.

firma

  • Documentar, registrar y guardar el acuse de recibo junto con el propio documento de forma automatizada en el gestor documental de la aplicación, con archivado automático de versiones anteriores del mismo documento. Lo que permite un control exhaustivo de la documentación de una forma simple y rápida.

registro
pantalla acuse
Todo este sistema automatizado de generación, distribución, gestión, registro y archivo de documentos nos permite un importante ahorro, tanto de tiempo como de espacio de almacenaje. Tiempo que puede invertirse en temas de mayor valor añadido para el consultor, técnico o gestor de la PRL de la empresa.
Y vosotros tenéis algún sistema automatizado de gestión y registro documental?. Te animamos a que lo compartas con nosotros.

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