En muchas organizaciones, los procedimientos de seguridad se multiplican, se acumulan, se almacenan… pero no se usan. O al menos, no como se espera. ¿La causa? Un desfase cada vez más evidente entre el trabajo tal como se imagina desde los despachos (work as imagined) y el trabajo tal como se realiza realmente en el terreno (work as done).
Un interesante estudio llevado a cabo en bases logísticas offshore en Noruega, publicado por Stian Antonsen y su equipo, analiza este problema de forma directa: ¿cómo reducir la brecha entre procedimientos y práctica real?
El experimento: menos es más
En este caso, la solución no fue generar más normas ni imponer sanciones. Todo lo contrario. El proyecto de intervención se centró en:
- Reducir 15 documentos a uno solo.
- Usar un lenguaje claro, comprensible para todos.
- Involucrar a los trabajadores en la implementación (aunque no en la redacción inicial).
Este nuevo documento, bautizado como WR1, recogía de forma simple y directa los requisitos de seguridad en las operaciones. ¿El resultado? Un 70% de los empleados percibió una mejora en la seguridad. Pero lo más importante es que también se produjo un aumento en la adhesión a los procedimientos.
¿Qué hizo que funcionara?
El estudio identifica dos factores clave:
- Simplicidad: tener un único documento, accesible y fácil de entender, redujo la carga mental y el “coste” de consultar procedimientos.
- Participación directa: aunque no redactaron el documento, los trabajadores pudieron revisarlo, sugerir cambios y comentar su aplicabilidad. Esto generó sentido de pertenencia, legitimidad y conocimiento compartido.
Además, WR1 sirvió como herramienta para proteger al personal de presiones externas. Ante clientes o proveedores que buscaban atajos, los trabajadores podían señalar el procedimiento común como referencia clara y no negociable.
Lecciones para la cultura preventiva
Este caso demuestra que involucrar a las personas usuarias finales no solo mejora el cumplimiento: también fortalece el aprendizaje organizativo, refuerza la resiliencia y reduce la necesidad de controlar cada acción con nuevos documentos. Algunas claves para replicarlo:
- No confundamos complejidad con eficacia. Los procedimientos deben ser herramientas útiles, no laberintos burocráticos.
- Preguntar a quienes hacen el trabajo cómo se hace en realidad es un acto de humildad, pero también de inteligencia preventiva.
- Involucrar no es solo informar: es invitar a participar en la construcción de reglas que tengan sentido en el contexto real.
¿Y ahora qué?
Este estudio nos recuerda que los procedimientos no son un fin en sí mismos. Son un medio para trabajar mejor y con más seguridad. Pero si no los hacemos nuestros —como trabajadores, técnicos o directivos—, serán poco más que papel mojado.
En PrevenControl trabajamos precisamente en esto: acompañar a las organizaciones en el rediseño de sus sistemas de gestión para que dejen de ser colecciones de normas y empiecen a ser verdaderas palancas de cambio. Porque cuando las personas participan, los procedimientos se vuelven práctica… y la seguridad, cultura.
