Evolución de la gestión integral de la seguridad y salud en las organizaciones a través de los software de gestión

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Hace un tiempo, participando en un webinar sobre “El nuevo perfil del prevencionista” organizado por el IRSST de Madrid y el Observatorio de Recursos Humanos (ORH), surgía una interesante cuestión entre los asistentes que preguntaban si, una herramienta tipo ERP (Enterprise Resource Planning), tecnología Workflow o BPM,(Business Process Management, herramientas de BI (Business Intelligence) o ICRM (Integrated Customer Relationship Management) podría ayudar a las organizaciones a integrar la gestión de la seguridad y salud laboral y mejorar la comunicación entre los distintos procesos y partes de una organización.

También se comentó la necesidad de salir de los silos en que estamos cada área o proceso y, el trabajo en torno a una cultura empresarial común.

En PrevenControl trabajamos desde hace años guiando y asesorando a las organizaciones en la evolución y mejora de su cultura organizacional y en seguridad, salud y bienestar. Pero el aprendizaje es mutuo y, de las necesidades y los “pain points” o puntos de dolor de nuestros clientes y colaboradores, también vamos creando productos y servicios que resuelvan sus necesidades.

La creación y evolución de herramientas digitales en todo tipo de formatos, desde aplicaciones que ayuden a una mejora más “agile” de procesos como la coordinación de actividades empresariales mediante la Intelligent CAE, hasta la evaluación de riesgos en teletrabajo con la Teleworking Toolbox pasando por un gestor integral de la cultura de seguridad y salud laboral a través de Smart OSH, es una prioridad fruto de las necesidades de las organizaciones.

Entre las necesidades más destacadas figuran:

Compartir información de calidad y estratégica para la toma de decisiones. Cuando hablamos de toma de decisiones, no solo es a nivel de la alta dirección. Los mandos intermedios, responsables de equipos e incluso los operarios, tienen que tomar decisiones a su nivel para que la organización logre los resultados previstos.

Tener acceso a datos actualizados sobre el desempeño de todos los procesos y no solo del suyo. Una organización no funciona a base de silos aislados. Es un “sistema integrado” con un conjunto de “procesos” entrelazados y coordinados para conseguir un objetivo común. Así pues, se debe de facilitar ese acceso a los datos. Los nuevos paneles de indicadores proactivos y reactivos, leading y lagging, los KPIs y OKRs son poderosas herramientas para la toma de decisiones que pueden accionar o poner en marcha oportunidades de mejora o evitar riesgos. Es decir, se logra un mayor poder de decisión.

Aprender de manera continua o “learnability. Las organizaciones resilientes aprenden “todo el tiempo”, “todos de todos”. Facilitar ese aprendizaje mediante plataformas de formación gamificadas e interactivas es una demanda constante en entornos tan “líquidos”. Una pandemia no debe de frenar los planes de formación de una empresa.

Evitar “mudas” o desperdicios en la ejecución de los procesos. Por ejemplo, con pérdidas de tiempo buscando información documentada, cumplimentado registros como las inspecciones de seguridad o las observaciones preventivas del trabajo teniendo que tomar datos en campo, llegando incluso a la gestión de las compras y proveedores o la gestión y realización de los reconocimientos médicos. Poder realizar directamente, mediante una aplicación estas tareas, evita pérdidas de información, tiempos de duplicidad de tareas, errores humanos en el traspaso de los datos y el aburrimiento de los trabajadores en tareas de poco valor añadido.

Comunicar y participar de manera transparente y efectiva. Mediante los canales de comunicación y participación se logra la involucración de todo el personal, unificando además las fuentes de información y pudiendo dar respuestas rápidas y visibles a todas las personas y partes interesadas. Estos nuevos canales de comunicación van de la mano de estas herramientas digitales y plataformas, o de los dispositivos móviles, pantallas distribuidas por las instalaciones, la intranet, el whtasapp, etc.

Ejercer un liderazgo visible y compartido desde las áreas de SSL. Ahora, los responsables de gestionar la seguridad y salud laboral en las empresas son perfiles que combinan el rol técnico con el de agentes del cambio en unos entornos que han pasado de ser VUCA a ser, tras la pandemia, BANI, es decir, Brittle, Anxious, No lineal e Incomprehensible. El entorno BANI exige a los gestores de las organizaciones a mantenerse más actualizados que nunca y considerar todos los escenarios posibles, ya que los cambios son más frecuentes, quieran o no.

Aquí es donde se presenta la necesidad de un liderazgo ambidiestro y pensar en organizaciones exponenciales. Los líderes ambidiestros son los que están orientados a optimizar continuamente el modelo de negocio con nuevas prácticas y tecnologías actuales. También son capaces de explorar las nuevas oportunidades con nuevas prácticas y tecnologías que están emergiendo, asumiendo riesgos, acogiendo la incertidumbre, la ambigüedad, la ambivalencia, la tensión, e incluso el conflicto.

Las organizaciones exponenciales, a diferencia de las tradicionales o lineales que se ven afectadas por recursos limitados, se rigen por el supuesto de la abundancia. Sus resultados son, al menos, 10 veces mayores, en comparación con otras empresas de su sector, debido al uso de nuevas prácticas organizacionales y aprovechan de incorporar las nuevas tecnologías.

Tener un cumplimiento legal adecuado y actualizado en todo momento. La identificación y gestión de los requisitos legales para establecer controles y medidas que faciliten su cumplimiento en tiempo y forma evita no solo sanciones, sino que refuerza la reputación corporativa de una empresa. Las personas de la organización pasan a ser “embajadores” que atraen el talento y comparten sus buenas prácticas en seguridad y salud no solo a nivel laboral sino también, a nivel personal y social.

Podríamos citar más necesidades o hipotetizar sobre las futuras, pero la realidad es que, las herramientas tecnológicas son el presente y el futuro. Como decía Darwin, adaptarse o morir. Así que, aunque a los humanos no nos gustan los cambios, debemos evolucionar para “seguir en la brecha”.

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