A día de hoy, muchas compañías se ven afectadas por la ineficiencia y la alta carga de trabajo derivada de la gestión CAE inversa, uno de los principales problemas que nos trasladan nuestros clientes, pero no es el único.
Proceso de subida de documentos ineficiente
Multitud de plataformas destino
Dificultad de recopilar la documentación interna en un espacio único y digital
Altas cargas de trabajo de personal cualificado y altos costes indirectos
La robotización de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es la clave e implica la implementación de tecnologías automatizadas o sistemas robóticos para facilitar y optimizar este proceso.
En esta ocasión, podemos ver un claro ejemplo de aplicación de la robotización de la CAE en una empresa de gestión de trabajo temporal (ETT), outsourcing y facilities.
A continuación, vemos paso a paso los objetivos planteados y la solución aplicada, así como las diferentes fases del proyecto.
Objetivo
La optimización de la recopilación y almacenamiento de documentos internos de empresa y trabajadores en un espacio integral y en la nube, de forma que se pueda acceder a la información cuando se quiera y donde se quiera sin necesidad de entrar en múltiples aplicativos.
Una vez conseguido este primer reto, el siguiente desafío es la distribución de estos documentos de forma ágil y automatizada a cualquier tipo de plataforma y a los clientes que usen correo electrónico para solicitar la documentación, permitiendo que técnicos cualificados en seguridad y salud en el trabajo que están dedicando gran parte de su tiempo a hacer CAE, lo destinen a tareas que aporten valor a la seguridad y salud del personal de la compañía.
Optimizar y digitalizar el proceso de recopilación de documentación
Automatizar los procesos de distribución de documentos a los clientes
Reducir el tiempo invertido y los costes indirectos asociados a la CAE
La solución
La solución consistió en la afianzación de nuestro software Smart OSH como HUB principal de almacenamiento y gestión de documentos para crear un sistema de distribución de los mismos a los clientes mediante la robotización de los procesos de subida a plataformas y optimizando el envío masivo a clientes en los que la documentación CAE se envía a través de correo electrónico.
El proyecto se compuso de dos partes diferenciadas, pero entrelazadas en el resultado final.
Por un lado, se llevó a cabo un piloto de simulación de la robotización de coordinaciones en diez clientes de plataforma y solo con los documentos de empresa para formar al equipo, crear los procedimientos y las dinámicas de trabajo del grupo. Una vez consolidado el proceso, se ampliaron el número de coordinaciones robotizadas hasta completarlas todas.
Por otro lado, se trabajó en la optimización del proceso de recopilación documental. El cliente requirió mantener su ERP como el software corporativo para la gestión documental desde todos sus departamentos. Como el sistema de robotización necesita consumir los datos desde Smart OSH como HUB de la documentación, se realizó un conector de estructura y documentos entre su ERP y Smart OSH para automatizar el proceso de traspaso y evitar el trabajo publicado.
Los dos procesos conjuntos consolidan una herramienta única de recopilación y gestión documental corporativa con una automatización y optimización del proceso de distribución a los distintos clientes sea cuál sea su sistema de solicitud.
Cronología del proyecto:
Análisis de necesidades y estudio de soluciones
Carga y parametrización de un piloto con 10 clientes de plataforma
Prueba de robotización con documentos de empresa
Formación al cliente del proceso
Puesta en marcha progresiva del resto de coordinaciones robotizadas
Estudio y desarrollo del conector con su ERP para documentos de empleados
Robotización completa de la documentación de empresa y de empleados
Resultados:
Robotización de la gestión documental de los clientes, optimizando recursos y tiempo.
Si tienes cualquier consulta sobre este caso de éxito o quieres solicitar más información para incorporar en tu compañía la robotización de la CAE, no dudes en contactar con nosotros.
