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En apenas 30 segundos de conversación ya hemos conseguido detectar unas cuantas oportunidades importantes de mejora: comunicación ineficiente, colaboración escasa, conocimiento desaprovechado,…
Este, simplemente es un ejemplo de una situación que se da muy a menudo en nuestras organizaciones, quizá demasiadas veces. ¿Alguna vez has escuchado o te has visto envuelto/a en alguna situación similar?
Si quieres saber cómo detectar estas situaciones y cómo puedes empezar a revertirlas, te animo a que sigas leyendo este post.
Claves del éxito
La comunicación, la colaboración y el conocimiento son tres pilares fundamentales de cualquier grupo, entidad u organización formada por personas. Sin embargo, las relaciones entre las partes que la componen hacen que esos tres pilares no estén todo lo bien conectados que deberían y que se desaproveche gran parte de su potencial.
En ocasiones, el tipo y la calidad de esas relaciones consiguen incluso el efecto contrario, sumiendo a la organización en un caos difícil de controlar y, sobre todo, de gestionar.
Diagrama ERAF
Si estás leyendo esto, seguramente estarás de acuerdo en que muchas de las organizaciones que conocemos o de las que formamos parte, podrían funcionar mucho mejor de lo que lo hacen para cada uno de esos tres pilares pero, ¿cómo lo conseguimos?
Lo primero de todo, obviamente, es saber cuál es la situación real entre cada una de las partes interesadas dentro de mi organización (stakeholders). Para ello, deberíamos analizar esas relaciones existentes, realizar un diagnóstico.
Una herramienta sencilla y muy potente para hacer emerger y comprender los tipos de relaciones e interacciones entre las distintas partes de nuestra organización, así como la frecuencia e intensidad de estas, son los diagramas de sistemas ERAF.
Este tipo de diagramas, nos permiten analizar los flujos de colaboración y comunicación, y las relaciones existentes entre los stakeholders de un sistema u organización. Además, también nos ayudan a comprender sus características o atributos, con el fin de reflexionar sobre el estado de dichas relaciones y flujos, e identificar sus principales puntos fuertes y sus áreas de mejora.
Cómo aplicarlo
Para poner en práctica el diagrama ERAF, tan solo es necesario un papel o una pizarra, unos post-it, algo con lo que escribir, y seguir los siguientes pasos:
1. Identificar y definir stakeholders:
Pueden ser personas, grupos, etc. que tengan relevancia en el sistema u organización. P. ej. Dirección general, Operaciones, Calidad, Seguridad y Salud…
Este primer paso supone la colocación de los distintos stakeholders en el soporte donde se haya decidido dibujar o crear el diagrama.
2. Definir las relaciones entre las partes:
Establecer las conexiones y los tipos de conexión entre las partes interesadas. Por ejemplo:
- Flecha unidireccional si el tipo de comunicación es unilateral (p. ej. se da únicamente de un determinado departamento a otro pero no se recibe feedback) y bidireccional si es bilateral (p. ej. la comunicación es fluida en ambos sentidos).
- Trazo continuo si hablamos de comunicación o discontinuo si hablamos de transferencia de conocimiento entre las partes.
Este segundo paso sirve para comprobar qué partes conectan y en qué dirección se producen esas relaciones.
3. Definir los atributos:
Enunciar aquellas características o atributos de cada una de las partes que facilitan, impiden, justifican o causan la relación.
Este tercer paso permite identificar los aspectos clave y las motivaciones, que provocan un tipo u otro de relaciones entre las distintas partes de la organización.
Los tres primeros pasos de este proceso son iterativos, siendo necesario revisar y consensuar entre el equipo de trabajo antes de pasar a la fase de análisis.
4. Sintetizar y analizar el diagrama:
Revisar el diagrama y comprobar relaciones, atributos, tipos de conexión entre las partes… Si es necesario, se modifica o replantea el diagrama. Este último paso sirve para identificar las principales fortalezas y debilidades del sistema.
Una vez realizado el diagrama, estamos en disposición de plantear soluciones a los retos que han surgido a raíz del análisis. Por ejemplo:
- Si hemos detectado que la comunicación entre 2 departamentos concretos es unidireccional, se buscarán alternativas concretas con las que ambas partes puedan escuchar y proponer.
- Cuando un departamento se encuentra aislado, se diseñarán herramientas que incentiven y fomenten esa colaboración interna.
- Si la gestión del conocimiento de un área es estanca, se potenciará el uso de herramientas que faciliten su transferencia.
Ventajas del uso del diagrama ERAF
Utilizar este tipo de diagramas nos ayuda a:
- Definir con exactitud el contexto actual de nuestra organización.
- Obtener una visión global del funcionamiento de la organización en cuestiones como la comunicación, la colaboración o el conocimiento compartido.
- Hacer visible el tipo y la calidad de las relaciones existentes.
- Revelar buenas prácticas entre departamentos y oportunidades de mejora.
- Organizar la información.
- Optimizar los canales de comunicación.
Si quieres conocer mejor en qué consiste un diagrama ERAF y qué puede aportar a tu organización para evolucionar la Cultura de Seguridad y Salud, descarga el caso práctico de una empresa de calderería pesada y descubre sus resultados.
