¿Es posible reducir la carga burocrática de la CAE?

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Como indicábamos en el artículo ¿Invierte un Manager de SST su tiempo en aquello que considera realmente importante?, la CAE ha supuesto un antes y un después en la gestión del tiempo de los Mánagers de Seguridad y Salud. Este problema se agrava, además, cuando la organización presta servicios a sus clientes y cada uno de ellos solicita un documento distinto.

¿Podemos revertir la situación y hacer más llevadera la CAE?

La respuesta es sí. Hay múltiples factores que lo hacen posible, siempre acompañados de un cambio cultural y de nuevos procesos funcionales. A continuación os mostramos los elementos clave para ello:

  • Digitalización de la gestión de la SST. Lo primero de todo es tener toda la información digitalizada, eliminando el papel y trabajando en un entorno integrado. De este modo, podremos disponer de cualquier documento desde dónde queramos y cuándo queramos. Y, no menos importante, que un documento exista una sola vez, evitando múltiples versiones del mismo y multiplicidad de papel. Se trata, en definitiva, de aumentar la eficiencia de nuestro trabajo.
  • Automatizar la CAE. Aprovechando la digitalización de la SST, podemos reutilizar estos documentos para nuestra gestión de la CAE. Como profesionales de la seguridad debemos seguir haciendo nuestro trabajo (trabajo de campo, evaluar, formar, etc.), pero reduciendo las búsquedas de archivos cuando se solicitan para una CAE y el intercambio de correos electrónicos entre departamentos. Si trabajamos todos en un entorno digital único, ¿por qué el personal de RRHH no nos sube el RNT o el RLC cada principio de mes y nosotros podemos usarlo cuando se requiera? ¿No podríamos hacer lo mismo con el departamento de vigilancia de la salud y la carga de las aptitudes médicas?… En definitiva, se trata de alimentar un gestor documental y mantenerlo lo más actualizado posible y, con la automatización, olvidarse de su distribución.

Este proceso de automatización se consigue mediante un RPA (Robotic Process Automation), que no es otra cosa que un programa informático para automatizar procesos. Éste coge los documentos que cada cliente requiere del gestor documental y lo envía automáticamente a cada plataforma o a un correo electrónico.

Si quieres ver cómo funciona el proceso de automatización mediante el uso de RPA, no dudes en solicitar una demo.

¿Qué beneficios aporta?

  • CAE proactiva. La Coordinación de Actividades Empresariales tradicional solicita el documento cuando se requiere para un trabajo y es, a partir de este momento, que mueves los hilos y los correos para subirlo. Esto, al fin y al cabo, es una CAE en reactivo. Con la automatización se trabaja el concepto contrario… Usamos un software para mantener actualizada la documentación para que cuando haya un trabajo que requiera un documento, éste ya esté preparado y no tengamos que esperar la acción humana que suba un documento. Esto colabora y ayuda a aquellas empresas que en cualquiera de las curvas de cultura preventiva quieran estar en los niveles de proactividad altos.
  • Beneficio económico. Si consideramos lo que nos supone tener una persona contratada full time para gestionar únicamente la CAE tradicional y el tiempo de validación para cada documento, nos da unos valores máximos de coordinaciones y documentos que esta persona puede asumir. Paralelamente, si estimamos el coste que puede tener una digitalización y automatización de la CAE para el mismo alcance que antes, podemos ver que hay una inversión inicial de configuración y una inversión en intercambio documental. A lo largo de los años, en la CAE tradicional, el sueldo de la persona es un recurrente anual y, por contra, en el caso de la CAE automática, hay una inversión inicial puntual y el recurrente se limita a la parte de intercambio de documentos. Haciendo cálculos, supone que en 11 meses ya se empieza a ganar dinero y, que el retorno de la inversión, se multiplique exponencialmente año tras año.

Ahora que disminuye el tiempo invertido por la CAE, ese tiempo se podrá dedicar a aquello que se consideraba realmente importante para un Manager en Seguridad y Salud Laboral. Más allá del beneficio económico…

¿Cuánto vale nuestro tiempo de trabajo efectivo?

Descubre las ventajas de nuestra herramienta de gestión de la seguridad y salud. Y si quieres conocer más detalles acerca del proceso de automatización de la CAE, no dudes en contactar con nosotros para recibir asesoramiento o participar en una demostración gratuita.

Fotografía de portada de Scott Blake

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