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Si uno está estudiando la posibilidad de adquirir un software de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, o de digitalizar su servicio de prevención, está claro que no tiene en mente cómo va a gestionar digitalmente los equipos de protección individual (EPI’s). Seamos claros, no es un elemento que a priori aporte demasiado valor.
Pero sin que sea un factor decisorio, sí es importante analizar el ahorro de tiempo, y en definitiva de dinero que nos puede suponer una buena digitalización de esta tarea.
Si tuviéramos que precisar el objetivo de la digitalización en las organizaciones se podría decir que no se trata únicamente de automatizar tareas y procesos ya existentes sino de innovar para conseguir una optimización de dichos procedimientos.
Según la RAE, optimizar se definiría como ‘obtener el máximo rendimiento o provecho [de algo]’, es decir, que un buen proyecto de digitalización se debe traducir en un ahorro de recursos. Si no ahorramos tiempo y dinero, no merece la pena ya ni iniciar el proyecto.
Y es importante ser conscientes de los inconvenientes de los sistemas de gestión de los EPIS actuales para conocer el impacto real de la selección de un buen software que solvente, además de muchas otras tareas, esta gestión.
En algún lugar…
Alguien: no encuentro la entrega de EPIS de este empleado…Robert, cuando puedas, pásate por la oficina para firmar la hoja de entrega de EPIS que firmaste a principios de año, por favor.
Robert: otra vez…
¿No me diréis que no os habéis sentido identificados?
Todos conocemos los inconvenientes de los sistemas tradicionales (y sus costes asociados):
- Elevado tiempo de trabajo (con documentos por firmar arriba y abajo, que se ve acentuado en el momento en el que existe dispersión geográfica)
- Espacio físico para el archivo
- Incremento del error humano
- Imposibilidad de explotación de datos
Si apostamos por una herramienta que permita un flujo completamente digitalizado, vamos a solventar estos problemas, y a mejorar enormemente su gestión.
El elemento clave que deberemos tener en cuenta a la hora de implantar la solución informática, será la realización de un estudio pormenorizado de las necesidades de EPIS de la organización, debiéndose definir perfectamente los epis que requiere cada puesto de trabajo, cargo, actividad, equipo o instalación, productos químicos, etc, estableciendo las periodicidades correspondientes. Con este estudio, con el que nos puede echar una mano la consultoría que implante el software, conseguiremos dibujar una matriz que facilitará las gestiones y actualizaciones posteriores.
Una vez implantada la solución informática, conseguiremos los siguientes beneficios:
Reducción de tiempo
El sistema permite un ahorro muy importante de tiempo tanto del trabajador que solicita los epis como de la persona que se los proporciona, pudiendo traducirse este ahorro de tiempo de los empleados en un incremento en la productividad de los mismos.
Paperless o papel cero
Disponer de la posibilidad de justificantes de entrega digitalizados (que permitan firmar vía email o accediendo directamente al sistema), nos va a facilitar la tarea de centralización de toda la información en un solo lugar, sin dispersión ni pérdida de documentos, y por supuesto sin el gasto de papel e impresión innecesario.
Trazabilidad
El software permitirá registrar una trazabilidad de todo el proceso de solicitud y entrega.
Reducción del consumo
El hecho de tener todos los datos controlados, incluso los motivos de solicitud, hace que el consumo de EPIS se reduzca. Según los clientes en los que se han implantado soluciones de este estilo, el consumo de epis se reduce de entre un 30% respecto al sistema convencional de entrega, llegando los más optimistas al 40%.
Reducción de stock
Se reduce el stock de epis, ya que sólo se compra lo que se consume.
Definición de responsables
En ocasiones sólo se controlan las entregas y renovaciones, pero como hemos indicado en la matriz, es clave establecer las periodicidades de revisión y mantenimiento de los EPIS y definir unos responsables para ello.
Control y explotación de datos
Un sistema que registra todas las entregas, renovaciones, stock de EPIS, etc. permitirá la consulta y explotación de la información que se necesite en todo momento. Asimismo, si dicho sistema está apoyado por una serie de avisos predefinidos, nada se nos pasará por alto.
Por lo tanto, un sistema de digitalización completo, además de reducir el consumo entre un 30-40%, reduce el tiempo de gestión, incrementa la facilidad de consulta (stock, revisiones, mantenimientos, etc.), elimina el uso del papel y el cálculo manual de necesidades y crea un entorno único en el cual se pueden explotar datos y reutilizar los documentos para otras cuestiones.
¿Has llevado a cabo la digitalización de la gestión de los EPIS en tu organización? Déjanos un comentario y cuéntanos tu experiencia.
