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Industrie Cartarie Tronchetti Ibérica (ICT Ibérica S.L.U.) es una de las empresas europeas más importantes en el sector de la producción y comercialización de papel tisú para el consumo en el hogar, y conocida internacionalmente por ser el productor de la marca Foxy.
Pero, además, también es una empresa líder en sus políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Más allá de las prescripciones legislativas y las normativas vigentes, la empresa apuesta por una mejora continua del ambiente y las condiciones de trabajo y por ello, se esfuerza en tutelar tanto a su propio personal como al personal de contratas, adoptando las acciones necesarias en línea con la adecuación de los conocimientos y las tecnologías que se van desarrollando.
En el caso que nos ocupa, explicaremos la notable mejora alcanzada por ICT, en materia de formación y gestión de la formación de sus trabajadores externos.
RETO
La empresa había detectado una serie de problemas derivados del proceso formativo que empleaban hasta ese momento: las contratas debían presentarse con un tiempo de antelación considerable a la realización de los trabajos, en ocasiones incluso la jornada anterior, la propiedad asumía una pérdida de tiempos importante en el control de accesos, existían costes de oportunidad evitables y, en definitiva, se generaba una pérdida económica importante acompañada de una pérdida de valor en el proceso.
El reto principal era mejorar el proceso formativo e informativo del personal externo con acceso a planta, respecto a los principales riesgos existentes en sus instalaciones.
Este reto conllevaba los siguientes objetivos:
- Mejorar la identificación y comprensión de los riesgos existentes, por parte del personal externo, gracias a la utilización de recursos audiovisuales
- Aplicar m-learning para facilitar el acceso ubicuo a contenidos formativos e informativos
- Optimizar los medios y recursos necesarios para comunicar la información relativa a la exposición a los riesgos
- Estandarizar procesos creando un modelo fácilmente extrapolable a cualquier instalación de ICT
- Reducir tiempos de gestión (control de accesos y gestión interna)
- Aumentar la flexibilidad del proceso de cara a las contratas
- Integrar CAE
SOLUCIÓN
La solución alcanzada consiste en una web app que permite realizar la formación y evaluación del personal externo en 3 sencillos pasos:
1) El trabajado selecciona el idioma en que quiere la aplicación y accede a través de un usuario y contraseña, únicos, asignado por el Servicio de Prevención que administra la plataforma.
2) Una vez ha accedido, aparece directamente el vídeo formativo que deberá visualizar íntegramente.
3) Al finalizar el vídeo aparece un botón que permite el acceso al cuestionario de evaluación. Si el resultado es apto, se expedirá un diploma acreditativo de haber superado la formación; mientras que, si el resultado es no apto, deberá volver a visualizar el vídeo y responder nuevamente al cuestionario.
Desde el punto de vista del personal encargado de la administración de la plataforma, el funcionamiento es muy sencillo. Una vez el trabajador supera la formación y consigue su diploma se genera una notificación automática, acompañada de una copia del diploma para su inclusión en la plataforma CAE de la empresa.
CONCLUSIONES
El cambio de modelo permitió transmitir los conceptos formativos con mayor claridad y eficacia (gracias al uso de recursos audiovisuales), y en mucho menos tiempo, además de conseguir una mejora de la comprensión que redunda en unos mayores índices de conocimiento preventivo y una mayor satisfacción del personal externo con el proceso formativo.
Estas mejoras fundamentalmente cualitativas, han ido acompañadas de una serie de mejoras cuantitativas como una reducción de tiempos en el control de accesos de 15/17 min/trabajador y una reducción en los tiempos de gestión interna de 270 horas/año para ICT.
Este ahorro de costes es aún mayor si consideramos que, gracias a esta solución, no es necesario destinar espacios físicos de la empresa para la realización del mismo, disponer de medios audiovisuales en la compañía para llevarlo a cabo ni se requiere tiempo del personal de control de accesos para realizar el seguimiento y corrección de la acción formativa.
Desde el punto de vista de las empresas subcontratadas, cabe destacar que gracias a la flexibilidad del sistema, su personal puede realizar la formación en cualquier momento y lugar a través de cualquier dispositivo móvil con conexión a internet. También supone un importante ahorro económico, evitando horas extraordinarias y desplazamientos innecesarios a las instalaciones del cliente, para realizar la acción formativa, pudiendo acudir directamente a la ejecución de los trabajos.
Tanto para ICT como para las 120 empresas subcontratadas que aportan más de 800 trabajadores a sus instalaciones, ha supuesto una solución exitosa que les permite ahorrar costes, optimizar recursos, mejorar las planificación operativa y armonizar sus relaciones.
