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En el post anterior iniciamos una serie de publicaciones sobre la gestión digital de la ISO 45001 y qué beneficios nos puede aportar tener una herramienta informática que nos ayude en su aplicación día tras día. Al mismo tiempo, nos permitirá tener una retrospectiva de las acciones realizadas. En el presente artículo hablaremos de las ventajas de digitalizar nuestras reuniones o charlas de seguridad.
Digitalizar las reuniones
Te resultará familiar la situación en que, estando en una reunión, se trata un punto del día. En él, se debe hacer un seguimiento de una acción planificada con anterioridad. No tardaremos en escuchar preguntas como… ¿En qué reunión se trató ese tema? ¿Qué acuerdos se tomaron? ¿Viniste a la reunión en que se te asignó la tarea? ¿Leíste el acta de la reunión que te envié? Si a estas preguntas le sumamos que eres la persona encargada de redactar el acta de la reunión horas más tarde, aunque dispongas de una memoria prodigiosa, difícilmente se reflejará el detalle completo de las decisiones tomadas.
Todos los factores citados anteriormente influyen en que las acciones derivadas de los acuerdos sean menos eficientes ya que siempre nos va a quedar información en el tintero y sin trazabilidad.
¿Qué soluciones nos aporta disponer de un software de gestión?
- Planifica tus reuniones. Las reuniones no sólo son un encuentro de personas, sino que tienen lugar en una ubicación, en un día y hora concreto. Es por eso importante planificar la reunión y establecer una previsión de cuándo tendrá lugar la próxima reunión.
- Convoca a los asistentes. Una vez sepas cuándo y dónde es la reunión, envíales un email de convocatoria para que estén informados.
- Gestiona los asistentes. Nada más empezar la reunión indica quién ha asistido y quién no. De este modo, no perderás la trazabilidad de las asistencias individuales.
- Órdenes del día y acuerdos. Ten preparados los temas a tratar y ves relacionando los acuerdos conforme vayan saliendo. De este modo, no te olvidarás ningún detalle.
- ¿Qué trataremos en la próxima reunión? No es extraño que en una reunión se empiece por tratar los puntos del día pendientes de la reunión previa, por lo que podrás disponer del punto de partida sin rebuscar entre los papeles para encontrar el acta de esa reunión anterior.
- Envía un acta a los asistentes. Sí, sí, envíala directamente. El programa la genera por ti y la envía por correo electrónico.
- Firma el acta. Sabrás quién ha leído el acta y quién no, ya que firman en el documento dando su conformidad con todas las garantías legales de la firma digital avanzada.
- Convoca la siguiente reunión. Antes de que llegue el día en que pensabas hacer la reunión, recibirás un aviso para que convoques una nueva.
Con este sencillo proceso se obtiene un registro digital y paperless de los temas tratados y, si dentro de un año, queremos consultarlo, dispondremos de la información al momento, dónde y cuándo se quiera.
Charlas de seguridad
Las nuevas tendencias en seguridad y salud en el trabajo hablan de la importancia de transmitir consejos, experiencias o conocimientos a los empleados en pequeñas charlas de seguridad para mantenerlos siempre conscientes de lo que realizan y las consecuencias que puedan conllevar sus acciones.
Para gestionar de forma eficiente estas charlas, para tener un registro de los temas ya tratados o a tratar y para realizar una campaña de concienciación en vuestra organización, una herramienta informática también nos puede ser de utilidad.
Múltiples soluciones adaptables a cada organización
- Plantear las charlas como pequeñas reuniones apoyándote en una gestión más simple de las reuniones.
- Plantear las charlas como campañas de concienciación mediante avisos que pueda ver cualquier miembro de la organización y controlar la publicación de los mismos a lo largo de un periodo de tiempo. Un ejemplo sería una campaña en que cada mes se quiera mostrar una información distinta sobre seguridad, ergonomía, higiene o psicosociales.
Si quieres ver posibles temas a tratar con los empleados, descárgate nuestro listado con 125 propuestas para iniciar una charla de seguridad
En siguientes publicaciones seguiremos tratando aspectos concretos del camino hacia la gestión digital de la ISO 45001.
