¿La formación es una inversión o un gasto?
La triste realidad es que en general pocos son los técnicos de formación y muchos menos los de prevención que saben demostrar ante la dirección de una empresa que las “inversiones” y los “costes” asociados, que no “gastos“, que se realizan en formación en temas de prevención, pueden y deben tener una rentabilidad para la organización.
Es una buena práctica ya más extendida gracias a los esfuerzos de muchos colegas el cálculo de los costes de la “no prevención“. Pero ya no podemos quedarnos sólo ahí.
Lo ideal es lograr que el retorno de la inversión realizada en formación figure en la cuenta de resultados de la empresa, ya que es una herramienta estratégica en la actualidad, como demuestra la importancia que ISO (International Organization for Standardization) está concediendo a la gestión del conocimiento en sus principales normas de referencia.
Desde hace años, el modelo de Kirkpatrick de evaluación de la formación se ha usado para ver la eficacia que la formación realizada tiene en la organización. Pero se quedó en determinar las repercusiones que dicha formación tiene en términos de beneficios cualitativos y cuantitativos o monetarios. Fue Phillips quien dio un paso más y desarrolló un modelo mucho más economicista, construyendo una metodología que permitiera calcular el impacto económico de la formación en forma de retorno de la inversión o ROI (Return on investment).
¿ Por donde empezar?
Como siempre, los inicios no son fáciles, pero tampoco imposibles. El secreto en este caso es, tener claro desde el mismo momento del establecimiento de los objetivos de la acción formativa y su planificación, qué “indicadores de impacto” vamos a establecer para realizar el cálculo de los beneficios. Si intentamos buscar estos indicadores a posteriori, seguramente fracasaremos.
El cálculo de los costes no tiene grandes problemas, los tenemos directos, que incluirían los formadores, materiales, instalaciones, dietas, etc. Y luego están los indirectos, que incluyen los procesos de gestión, las comunicaciones, salarios de los participantes, de las sustituciones, paradas de producción, etc.
Cuando vamos al cálculo de los beneficios nos tenemos que centrar en medir los efectos de la formación mediante “indicadores de impacto“. Estos indicadores nos permiten identificar, hacer el seguimiento y medir los efectos concretos de la formación en la organización para un periodo de tiempo determinado.
Existen dos tipos de indicadores: los duros o económicos y los blandos o cualitativos.
Los indicadores duros son sencillos de cuantificar en términos monetarios, son muy objetivos y fácilmente entendibles y creíbles por la dirección. Los indicadores blandos son difíciles de medir y mas aún de traducir en valor monetario. Son muy subjetivos, en ocasiones poco creíbles por la dirección y muy presentes en formación. Se trata de medir variables relacionadas con la motivación, el clima de trabajo, el liderazgo, etc.
Con todo esto, queda claro que, si no tenemos indicadores válidos, nuestros datos se caerán por su propio peso.
El cálculo del beneficio es por tanto el mayor reto para los formadores y técnicos por su complejidad, pero también es un bonito reto que nos permitirá evidenciar los efectos positivos de la formación y sobre todo, justificar las inversiones en formación.
Vamos con un ejemplo para entendernos.
Cálculo del ROI en una formación eLearning
Se trata de una empresa del sector de la distribución implantada a nivel nacional con varias sedes. Cuenta con un SPP (servicio de prevención propio) y con una plataforma propia de formación eLearning que está amortizada desde 2011. A finales de 2013 se tomó la decisión de optar por un nuevo modelo de curso tras analizar el perfil de los alumnos, los objetivos a lograr y la rentabilidad negativa de anteriores cursos en formato presencial. Se desarrolló un nuevo curso con técnicas de gamificación sobre seguridad en el manejo de carretillas elevadoras, para todo el personal de almacén que tuviera que utilizarlas, tanto esporádicamente como de manera habitual. Esta necesidad formativa surgió a partir de los incidentes/accidentes que tuvieron durante 2013 y en enero de 2014, lo que supuso también varios procesos de inspección y sanciones administrativas, además de tener que cubrir algunos puestos durante las bajas de los trabajadores que supusieron un coste medio por trabajador de 3000€, siendo el total de gastos entre sanciones, bajas, salarios de trabajadores contratados para cubrir las bajas, las pérdidas de productividad, desperfectos en equipos y mercancías de 31000€.
Para calcular el ROI de esta apuesta estratégica de la empresa se calculó:
- Costes directos
– Formación de una persona del departamento de formación en gamificación: 3.375€ – 375€ bonificación= 3.000€
– Adquisición de un equipo informático completo: 2.900€
– Contenidos de curso (hora técnico) 35€/h x 8h: 280€
– Gamifición del curso (horas técnico formación) 45€ x 4 meses: 30.240€
– Externalización de servicio de apoyo: 2.420€
– Tutor experto: 20€/h x 21 h: 420€
– Intranet de formación: gratuita
– Licencias de software durante 6 meses: 24€ al mes
Total costes directos= 39.284€
- Costes indirectos
– Tiempo efectivo de formación del trabajador: 10min/día x 21d: 210min (3,5 horas) x 19€ la hora del trabajador categoría operario 1ª (66,5€) + 23€ categoría supervisor (80,5€). Siendo 46 operarios y 9 supervisores: (66,5×46) + (80.5×9)= 3.059+724.5=3783.5€
– Conexión WIFI (parte proporcional): 2€
– Equipos informáticos alumnos: ya amortizados
Total coste indirectos=3.785,5€
Total costes del curso= 43.069,5€
Para el cálculo de los beneficios se tuvo en cuenta el periodo comprendido entre marzo de 2014, fecha de finalización de la acción formativa y marzo de 2015.
Beneficios:
- Indicadores duros
– Incremento del volumen de facturación: 52.000€
– Disminución de los costes en RRHH por tener cero bajas, no contratación por sustitución y no sanciones por incumplimientos relacionados con los incidentes/accidentes: 26.430€
– Disminución de mantenimientos correctivos de los equipos:3.000€
Beneficios duros= 81.430€
- Indicadores blando
– Mejora de la satisfacción de los trabajadores en su puesto de trabajo (puntualidad, respeto por las normas de seguridad, ambiente colaborativo, respeto por los equipos y materiales de trabajo, etc.): 22€ x trabajador x 55=1.210€
– Reporte de peligros y situaciones de riesgo en los puestos de trabajo y las instalaciones: 4.300€
– Venta del curso a otras empresas del sector: 9.000€
Beneficios blandos= 14.510€
Total de beneficios= 95.940€
beneficios netos= total de beneficios – total de costes
95940€-43069.5€= 52.870,5€
ROI= (Beneficios netos/total de costes)
ROI= (52.893,5€/43069.5€)
ROI= 1,227
El valor de ROI es un ratio, por lo que se expresa en porcentaje. Para saber el porcentaje de beneficios de nuestra inversión podemos multiplicar el ROI por 100. Es decir, con un ROI del 1,227% en realidad estamos ganando un 122% del dinero invertido, o lo que es lo mismo, de cada euro invertido estamos obteniendo 1,2 euros.
En este caso, la inversión que se realizó en la acción formativa fue muy fuerte, puesto que se buscaba no sólo realizar una formación de manejo seguro de carretillas elevadoras, sino la internalización de buenas prácticas en el día a día de los trabajadores para lograr cambios de conductas a través de cambios de actitudes poco seguras y su sustitución por otras más seguras.
Este tipo de formaciones suelen ser rechazadas por los trabajadores cuando se imparten por los métodos clásicos de formación presencial o semi-presencial. Su primer pensamiento es “más de lo mismo”, “esto ya nos lo sabemos”, “otra vez el mismo rollo”, etc. Al hacerlas a través de la gamificación se consiguió que para los trabajadores fuera como un reto. Cada día empleaban 10 minutos en un juego tipo “trivial” que además, les permitía mantener una sana competición con sus compañeros de todo el territorio nacional y luego aparecer en un ranking y obtener un premio.
La implicación fue del 86%, finalizando la formación el 94% del personal que participó.
Su percepción de la acción formativa fue muy satisfactoria, demandado más formación con este formato y expresando en los comentarios de las encuestas que “no me daba cuenta de todo lo que estaba aprendiendo o recordando”, “quiero otra formación de este tipo”, “la voy a recomendar a otros compañeros”, etc.
Conclusión:
Mereció la pena.
