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En el post anterior “La digitalización de los permisos de trabajo” os explicábamos los beneficios de esa digitalización. Y del uso de algunas herramientas que nos permitían estimar el valor que nos aportaba la digitalización de los mismos.
También en el post “Value Stream Mapping para soluciones en seguridad y salud laboral” explicábamos el uso de esta herramienta LEAN para la determinación de tiempos muertos y pérdidas de los procesos productivos, aplicado al ámbito de la seguridad y salud laboral.
En esta ocasión os mostraremos un ejemplo práctico de cómo mediante la aplicación del Value Stream Mapping (mapa de flujo de valor) se puede mejorar el proceso de la realización de un permiso de trabajo peligroso, y reducir en casi un 90% los tiempos muertos.
Gestión de permisos de trabajo
En la elaboración de un permiso de trabajo especial (PTE), tenemos las siguientes actividades que aportan valor:
- Detección de la necesidad del PTE por parte del mando responsable
- Escoger el formulario del permiso de trabajo y rellenarlo
- Realizar la inspección de los criterios de seguridad previa a la realización del trabajo
- Preparación de la intervención para el desarrollo del trabajo de forma segura.
- Firma del mando dando conformidad al permiso de trabajo
- Firma de conformidad e información a los trabajadores.
Y los tiempos de espera o transiciones sin valor agregado al proceso podrían ser los siguientes:
- Transición entre que el mando detecta la necesidad y encuentra o se le facilita el modelo de permiso de trabajo
- Tiempo entre el rellenado del PTE y su impresión o puesta a disposición
- Demora entre el momento que se dispone del PTE y el inicio del proceso de inspección, que puede demorarse más o menos en función de la localización del responsable de la inspección y hasta donde deba desplazarse quien realice la inspección.
- Retraso entre la finalización de la inspección y la preparación de la intervención, que puede demorarse más o menos en función de la cantidad y ubicación de los trabajadores que realizarán el trabajo.
- Tiempos para localizar al mando y posteriormente a cada uno de los trabajadores para la firma del permiso de trabajo.
Permisos de trabajo en papel
La gestión tradicional de permisos de trabajo suele hacerse mediante formularios en papel. Ya sean ficheros que una vez rellenados se deban imprimir o bloques de papel preimpreso que deben rellenarse a mano.
Si elaboramos el Value Stream Mapping del proceso tradicional a partir de las actividades de valor y tiempos muertos expuestos anteriormente obtenemos el siguiente gráfico.
Podemos detectar que uno de los tiempos sin valor agregado (o tiempo muerto) que más se dilata es el momento entre la finalización de la inspección previa y la preparación de los trabajos, por la necesidad de localizar a cada uno de los trabajadores implicados en el proceso para la información y firma del permiso.
Otros puntos de demora importantes son todos aquellos en los que el proceso del permiso de trabajo cambia de manos y se requiere localizar a cada implicado.
Por tanto si somos capaces de mejorar estos puntos mejoraremos sensiblemente el proceso de gestión de un permiso de trabajo.
Permisos de trabajo digitalizados
A partir del análisis anterior vamos a valorar cómo mejora el proceso de gestión de un permiso de trabajo de forma digitalizada mediante una aplicación informática específica como SmartSafetyapp.
Esta aplicación permite crear permisos de trabajo, realizar el proceso de verificación, la firma de los diferentes participantes y el cierre del permiso de trabajo directamente desde su app móvil y sobre el terreno, enviando notificaciones inmediatas a los participantes.
El mapa de flujo de valor resultante sería:
En primer lugar vemos que podemos prescindir de la impresión en papel del permiso de trabajo como parte imprescindible del proceso. Y que los tiempos sin valor agregado relacionados con la localización del personal implicado se reducen en gran medida.
De modo que manteniendo casi invariable el tiempo de procesamiento con valor, hemos reducido el tiempo sin valor agregado de 95 minutos a tan solo 10, (reducción del 90%).
Y en base a esa reducción de tiempos podemos ver que con la realización de tan solo 30-40 permisos de trabajo al mes conseguimos amortizar el coste de un trabajador.
Con ese volumen mensual de permisos de trabajo amortizamos el coste de la aplicación informática en aproximadamente 8 meses y a partir del 2º año podemos ahorrar hasta 1.000€ al mes.
Si quieres más información, o que te ayudemos, contacta con nosotros.
