Apilamientos de material excesivos, material en stock y de residuo descontrolado en industria o papeles e incluso archivos descontrolados en oficinas… ¿Te suena todo esto?
Al iniciar un proyecto de tipo Lean y encontrarnos con áreas en las que reina el caos y la suciedad, es típico comenzar con la implantación de las 5S y esperar que siguiendo su receta de cinco pasos (Seiri “Clasificar”, Seiton “Ordenar”, Seiso “Limpiar”, Seiketsu “Estandarizar” y Shitsuke “Mantener”), se arregle el problema.
En posts anteriores hemos explicado qué es el método de las 5S de Lean y cómo este puede ser una solución para aplicar programas de mejora. Pero en algunos casos sucede que estos programas se acaban convirtiendo en la típica limpieza primaveral o, sencillamente, no se llegan a completar todo el ciclo, lo que hace que el proceso acabe en frustración.
Si quieres tener éxito en la implantación de las 5S, te recomendamos tomar en consideración los 10 siguientes aspectos clave:
- No tratar las 5S como una simple herramienta de “Orden y Limpieza”. Las 5S constituyen una nueva forma de trabajo que debe integrarse en el “ADN” o “Cultura” de la organización. Para ello es importante que previamente se hayan comenzado a interiorizar los valores y principios de la filosofía Lean dentro de la organización.
- No buscar transformar solo el área de trabajo sino también las personas para poder cambiar comentarios como “ordenamos y limpiamos porque nos lo mandan”. Esto implica dedicar tiempo y recursos a transformar la forma de pensar y actuar, hasta lograr que las 5S se consoliden como un hábito y algo necesario. Para ello se debe trabajar tanto en la capacitación de las personas como en su compromiso y su liderazgo.
- Capacitar adecuadamente y de forma regular en 5S a todos los niveles, haciendo que el aprendizaje no se limite al aula y se traslade al “Gemba” (terreno operativo) a fin de lograr un mejor entendiendo y afianzamiento del conocimiento a través de la práctica. Más allá de enseñar los conceptos básicos, una buena capacitación también debe asegurar la transmisión efectiva de su propósito, los cambios qué se van a generar y el porqué, los pasos a dar y, lo que es más importante, qué beneficios se van a obtener.
- Lograr el compromiso de todos los niveles de la organización, desde el director hasta el operario, mediante su participación en la propuesta de acciones o mejoras, la ejecución de acciones, el seguimiento, etc. Dentro de este punto es necesario que tanto la dirección como los supervisores demuestren su compromiso y apoyo de forma visibles y ejemplar, por ejemplo, facilitando recursos, haciendo reconocimientos, manteniendo una escucha activa, etc.
- No limitarse a lo visible y palpable. La falta de orden y limpieza puede ser tan solo el síntoma de los verdaderos problemas del área. Por ello es importante que desde dentro del programa se dedique tiempo a analizar los problemas relacionados con los procesos, por ejemplo, a través de la identificación de los 7+1 desperdicios o mudas.
- Hacer que las 5S formen parte de otros proyectos de la organización con objeto de sacar el máximo beneficio y alcanzar un mayor impulso en su implantación. Para ello puede ser interesante integrar las 5S dentro de proyectos relacionados con la mejora de la Seguridad y Salud.
- Asignar roles y responsabilidades de forma que haya una o varias personas dentro de la organización, que a modo de “embajadores” o “grupo de trabajo” ayuden a mantener vivo el programa de 5S, principalmente en las etapas iniciales del cambio. Entre sus tareas se puede incluir la planificación y seguimiento, la comunicación de resultados, el desarrollo de campañas de sensibilización, la programación de auditorías, la evaluación de logros, etc.
- Identificación continua de nuevas mejoras y aceptación de los posibles errores. Las 5S es un proceso de continuidad que requiere estar siempre abiertos, dispuestos y comprometidos a mejorar y aprender de los errores para poder solventar los posibles obstáculos. Esto supone mantener vivo el proceso en cada una de las áreas haciendo que el ciclo de 5S se repita continuamente.
- Evitar copiar lo que otros han hecho y esperar obtener el mismo resultado; es un error. Cada organización posee una cultura y problemas distintos. Así, aquellas organizaciones que quieran implantar 5S deberían hacer un diagnóstico inicial que les permita diseñar un programa de 5S adaptado a su contexto.
- Nunca poner una fecha de fin con objeto de evitar que las 5S se terminen concibiendo como un evento de unas pocas semanas y ya. Las 5S es el inicio de una nueva forma de trabajo que debe ir evolucionando y adaptándose, siguiendo el principio de mejora continua.
Si estás interesado en implantar las 5S dentro de tu organización y tienes dudas al respecto, ponte en contacto con nosotros.
