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La palabra riesgo, desde el origen etimológico, siempre nos ha llevado a una connotación negativa y ha sido motivo de controversia. En el contexto de la seguridad y salud, esta percepción se diluye con la aparición de las denominadas organizaciones ambidextras. Estas, son capaces de manejar el aspecto negativo de los riesgos y, a su vez, también focalizarse en la creación de valor aprovechando las oportunidades. Para ello, es importante ser capaces de percibir riesgos y oportunidades al mismo tiempo, asimilándose a la percepción del jarrón de Rubin con el juego óptico de los dos rostros que se miran frente a frente:
Al planificar el sistema de gestión de la SST, la organización debe ser capaz de determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de asegurar los resultados previstos, prevenir y reducir consecuencias no deseadas y trabajar para la mejora continua. Para ello, se deben tener en cuenta los peligros (contexto), los riesgos y las oportunidades (partes interesadas) y los requisitos legales (alcance del sistema de gestión de la SST).
Esta planificación del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo consta de diferentes fases y procesos en los que es necesario disponer de herramientas de apoyo, por ejemplo, un software de gestión integral de la SST, que mejoren la toma y gestión de los datos o, en definitiva, de ser más eficientes con el trabajo realizado. Estas fases son:
- La identificación de peligros
- La evaluación de los riesgos para la Seguridad y Salud y para otros sistemas
- La evaluación de las oportunidades para la Seguridad y Salud y para otros sistemas
- Determinación de los requisitos legales y otros requisitos
- La planificación de acciones
- Objetivos de la Seguridad y Salud y la planificación para abordarlos
¿Cómo pueden ayudar las herramientas digitales en cada una de las fases de la planificación?
1.La identificación de peligros
La organización debe establecer y disponer de procesos de identificación continua y proactiva de los peligros. Para esta fase es esencial disponer de herramientas que permitan una fácil recogida de datos con una ágil gestión posterior.
Disponer de un software con una App, nos va a dar múltiples ventajas:
- Identificación y reporte de un peligro desde el mismo sitio dónde está ocurriendo
- Trazabilidad de las acciones que se generen a raíz de este reporte
- 100% Lean mediante la reducción de los tiempos globales del proceso, eliminando los tiempos inefectivos entre fases del proceso
- 100% digital y sin papel
- Designación instantánea de los responsables de gestión e implementación
2.La evaluación de los riesgos para la Seguridad y Salud y para otros sistemas
Para poder determinar y cuantificar el peligro que supone un riesgo es necesario evaluarlo para establecer las prioridades de acción.
La digitalización de esta gestión no sólo tiene la ventaja de tener recogidos todos los riesgos en un entorno global y único, sino que la prioridad y la necesidad de alcanzar cortos tiempos de respuesta nos obligan a disponer de métodos de aviso ágiles y eficientes. Un software no sólo dará avisos instantáneos, sino que permite generar acciones al momento, reduciendo el tiempo de detección, valoración e intervención al mínimo.
3.La evaluación de las oportunidades para la Seguridad y Salud y para otros sistemas
A diferencia de los riesgos, las oportunidades van a aportar un valor añadido, siempre con la perspectiva y el objetivo de mejorar. Es por eso que, si se realiza una correcta evaluación de las mismas, se podrán percibir aquellas que podrán aportar más en un mismo intervalo de tiempo y también aquellas que repercuten en la reducción y la prevención de otros peligros y riesgos.
Las herramientas digitales permiten comparar estos valores a tiempo real de forma fácil y poder anticiparse a los resultados con la implementación de sistemas predictivos.
4.Determinación de los requisitos legales y otros requisitos
Todas las acciones y procesos deben tener siempre presente los requisitos legales a los cuáles se hace referencia, que incluyen legislación nacional, decretos y directivas, sentencias de tribunales, permisos, convenios y requisitos internos de la organización como condiciones contractuales, acuerdos con empleados y con autoridades o compromisos públicos de la organización.
5.La planificación de acciones
Una vez se han identificado y evaluado los riesgos y oportunidades, es hora de actuar y cuándo. Para ello es esencial disponer de unos parámetros mínimos que nos ayuden a una correcta gestión y seguimiento como puede ser prioridad, plazos, fechas, responsables, indicadores de seguimiento, verificación de la eficacia…
En este caso, la digitalización aportará multitud de ventajas, entre las cuales destaca la adaptación al cambio. La planificación va cambiando a lo largo del tiempo (se van realizando acciones, se modifican otras, cambios de responsable, ampliaciones de plazos…) y, en la mayoría de los casos, hay un momento en el que las hojas de cálculo dejan de soportarlo. Los aplicativos de gestión de los sistemas de gestión de la Seguridad y Salud Laboral son dinámicos y siempre ofrecerán la visión actualizada y predictiva de cada sistema.
6.Objetivos de la Seguridad y Salud y planificación para abordarlos
Todas las acciones que se realizan tienen una finalidad, es decir un objetivo. Estos objetivos son muy importantes ya que nos determinarán si hemos logrado o no las expectativas iniciales del sistema de gestión.
Los objetivos tienen unas características comunes como, por ejemplo:
- Ser coherentes con la política de SST
- Ser medibles
- Ser evaluables en términos de desempeño
- Ser objeto de seguimiento
- Ser comunicables
- Ser adaptables a los cambios
En este apartado la cuantificación y la automatización es el común denominador y en esto la digitalización juega un papel crucial. Se debe tener facilidad de aportación de datos y que, con los mínimos esfuerzos, alcancemos la medición. Además, estos objetivos requieren seguimiento y valoración, por lo que la generación de avisos a los responsables cuando llegan las fechas planificadas de seguimiento o cuando hay que valorar si se ha alcanzado o no el valor deseado es crucial.
Todo esto sin olvidarse de la comunicación de los mismos. La explotación gráfica de los datos y objetivos que se pueden explotar a través de herramientas de BI, nos permitirá prediseñar los reportes que se informan a la dirección y no perder tiempos en la confección de los mismos.
En próximos artículos os mostraremos más detalladamente cómo las herramientas informáticas nos pueden ayudar a medir y evaluar el desempeño de las acciones.
Desde PrevenControl ayudamos a las organizaciones a realizar un plan de acción personalizado para abordar riesgos y oportunidades junto con nuestro software de gestión de la seguridad y salud laboral, SmartOSH. Si quieres ver cómo podemos ayudarte, no dudes en contactar con nosotros.
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Imagen portada por Esteban Lopez en Unsplash
