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La compañía objeto de este artículo es una importante firma multinacional con cerca de 4000 empleados, especializada en la creación, comercialización y distribución de fragancias en más de 150 países.
Es una organización con un sólido sistema de gestión de seguridad y salud y una avanzada visión del presente y futuro de la gestión de la prevención.
En este marco han apostado por la puesta en marcha de estrategias innovadoras de gestión y actualmente están en fase de seguimiento y explotación de los resultados de un importante programa de seguridad basado en el comportamiento.
El objetivo de dicho programa, que lidera y apoya plenamente la Dirección de la compañía, es la identificación de potenciales oportunidades de mejora y la propuesta de acciones correctivas y/o preventivas así como la asignación de recursos y plazos de ejecución de éstas entre el trabajador que realiza la observación de seguridad y el trabajador que la recibe.
El alcance de este proyecto implica a todos los trabajadores de la empresa en España (4 centros de trabajo y unas 650 personas).
La operativa de toma de datos preveía la realización de entre 4 y 8 observaciones por trabajador y año (aproximadamente unas 3.000 observaciones anuales) utilizando para ello una lista de chequeo en el tradicional formato de papel.
En este cuestionario, el observador debía consignar los datos del ámbito de observación (tarea, ubicación, fecha, etc), completar el check list y en caso de identificar oportunidades de mejora; proceder a acordar con el trabajador observado lineas de trabajo, fechas de ejecución y recursos para su implementación.
El tiempo estimado para cada observación entre preparación, toma de datos, cumplimentación y posterior tabulación en una base de datos access era de unos 45 min. por cuestionario (unas 2.250 horas /año).
La Dirección de seguridad y salud rápidamente identificó las dificultades logísticas y de gestión de la información que implicaban la puesta en marcha de tan ambicioso proyecto. Por este motivo, contactaron con PrevenControl para el desarrollo de una App que les ayudará a:
- Optimizar el proceso de recogida de datos, reduciendo tiempo, evitando errores y pérdida de datos.
- Mejorar la explotación de los datos obtenidos por medio de informes e indicadores de rendimiento (Kpi).
- Integrar los resultados obtenidos en el sistema de gestión de la compañía para su uso en la toma de decisiones objetivas en la gestión estratégica de la seguridad y salud.
Para ello, se ha desarrollado una aplicación que, integrada con el software de gestión de prevención de riesgos corporativo, permite la realización de las observaciones desde un dispositivo móvil (tableta o smartphone) se disponga o no de cobertura y acceso a internet.
El usuario se identifica y escoge el ámbito donde va a realizar la observación. Realizado este paso, procede a reportar desde el propio dispositivo móvil, pudiendo añadir fotografías, videos, o archivos de voz, y teniendo la opción de definir la oportunidad de mejora con el propio trabajador observado.
Cuando finaliza el cuestionario, procede a su envío y a su vez se informa a las personas implicadas en la misma o se escala a los responsables superiores en función de la gravedad definida.
La información se envía también al software de gestión de la seguridad y salud laboral.
Esta herramienta nutre la base de datos desde la cual se pueden extraer en tiempo real diferentes tipos de indicadores, como por ejemplo:
- El porcentaje de seguimiento y ratio de cumplimiento de las observaciones realizadas sobre las previstas.
- El índice de generación de acciones de mejora.
- La ratio de comportamientos satisfactorios (seguros) observados.
- La posible predicción de situaciones de riesgo en base a las observaciones y al histórico registrado.
A su vez, se permite la descripción de cada una de las oportunidades de mejora identificadas y la definición, en caso necesario, de factores de riesgo y acciones correctivas.
Éstas tendrán incidencia directa en la evaluación de riesgos del ámbito donde se han identificado dichas necesidades y, derivado de ello, en la información que de manera automática se remite a los trabajadores de cada puesto de trabajo.
Esta es una buena herramienta que facilita y mucho tanto el reporte como el análisis y tratamiento de los datos de este programa de seguridad basada en el comportamiento. No obstante, lo principal sigue estando en la sensibilización y concienciación de todo el equipo, empezando por la Dirección y acabando por el último operario de la compañía.
