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Todos los que estamos familiarizados con la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en materia de Prevención de riesgos laborales somos conscientes de que supone un elevado intercambio de documentación entre empresas.
Ya lo exponíamos en el post anterior “Los excesos de la CAE” y dicha gestión se puede convertir en un trabajo largo y tedioso que llega a consumir muchas horas.
En nuestro otro post “Adiós al papel, la gestión y distribución digital de documentación” hablábamos de las bondades de las herramientas informáticas que permiten la digitalización de la documentación. Se trata de un primer paso para la mejora tanto de la gestión de la CAE como de la eliminación del papel.
En muchos casos la cantidad de documentación requerida y entregada es elevada y extensa. Y aunque esté digitalizada, requiere de cantidad elevada de tiempo de revisión y validación.
La revisión y validación automatizada solo es posible en casos muy contados de documentos normalizados como los recibos bancarios o algunos documentos de la Seguridad Social. Por lo que el reaprovechamiento documental permite ir un poco más en la mejora de la gestión documental de la CAE.
¿En qué consiste el reaprovechamiento documental?
Como su nombre dice, consiste en reaprovechar el mismo documento ya validado, de modo que mientras dure su validez se puede usar en más de una ocasión y para cubrir más de una necesidad.
Para el caso concreto de la CAE, el reaprovechamiento documental puede ser una fuente importante de ahorro de tiempo para aquellas empresas que gestionan una cantidad elevada de contratas con multiples servicios.
Un ejemplo puede ser el de una misma contrata que presta el mismo servicio en varios centros independientes de una misma empresa principal, y en cada centro se le solicita el conjunto de documentación de CAE. Puede darse perfectamente el caso en que una misma documentación se requiera y reciba varias veces (una para cada centro) y deba revisarse otras tantas veces.
Otro ejemplo es el de una misma contrata que presta su servicio de forma periódica para el mismo centro o diferentes centros de una misma empresa principal. Los mismos documentos pueden requerirse y recibirse varias veces separadas en el tiempo, y deba revisarse otras tantas veces.
Con un sistema de reaprovechamiento de la documentación, en los ejemplos anteriores la veces que se debe revisar cada uno de esos documentos puede reducirse a una sola, con el considerable ahorro de tiempo, sobre todo en documentos extensos como evaluaciones de riesgos.
Herramientas informáticas
La proliferación de herramientas digitales para la gestión de la CAE ha permitido llevar un mayor control de dicha documentación y la digitalización de la documentación.
Un paso más allá que puede permitir una buena herramienta informática de gestión de la CAE es el reaprovechamiento de documentación, de modo que una vez revisado un documento y dentro de su periodo de validez, ese documento puede ser usado tantas veces y en tantos servicios como se requiera.
El módulo de CAE de la aplicación informática SmartOSH que hemos desarrollado en Prevencontrol permite ese reaprovechamiento documental.
Se trata de una aplicación de gestión integral de la PRL, que permite adjuntar, tipificar y gestionar documentación a cualquier ítem de la aplicación (empleados, puestos de trabajo, departamentos, centros, empresas, contratistas, factores de riesgo, medidas preventivas, etc).
Ese gran gestor documental de SmartOSH es una importante fuente de información para el módulo de gestión de la CAE. De modo que al configurarse los requisitos documentales de una CAE en el sistema, la aplicación realiza un barrido automático de la documentación disponible compatible con la de cada requisito, de modo que si encuentra un documento en el sistema que esté previamente revisado y se encuentre dentro de su periodo de validez, el sistema da por satisfecho ese requisito documental incluso antes de requerirlo.
¿Estás interesado en ver el funcionamiento de la aplicación informática SmartOSH? Puedes contactar con nosotros y estaremos encantados de hacerte una demostración.
