Ordenando el desorden en Seguridad

Atención, porque el tema de hoy es absolutamente práctico: 

¿Has pensado más de una vez que tanta burocracia en nuestro trabajo cotidiano como Técnicos Prevencionistas de Riesgos Laborales es rutinaria y poco eficaz? 

Pues eso es “Safety Clutter”. ¿Te suena? Clutter es una palabra inglesa que significa “lío, desorden, barullo”. 

A este tema vamos a dedicar el artículo de hoy: a ese ese “barullo en la seguridad” que muchas veces nos aburre y casi siempre nos incomoda por la escasa utilidad de los resultados que se obtienen.

Definición clásica: El desorden en la seguridad (“Safety Clutter”) es la acumulación de documentos, actividades, procedimientos, trabajo y roles que se realizan en nombre de la seguridad, pero que no necesariamente contribuyen o logran un trabajo seguro. Este fenómeno no es solo un problema menor; tiene implicaciones profundas y a menudo subestimadas en la eficacia de las prácticas de seguridad en el lugar de trabajo.

Este desorden en la seguridad no es algo deseable porque:

• Hace que las personas y las organizaciones muestren una visión cínica de los esfuerzos de seguridad y, por tanto, se desconecten de los mismos. Esto puede llevar a una menor participación y compromiso con las iniciativas de seguridad, debilitando la cultura de prevención en la empresa.

• Supone un coste innecesario para las empresas que no aporta valor añadido. La inversión en procesos y documentación redundante o ineficaz reduce la eficiencia operativa, desviando recursos que podrían emplearse de manera más productiva.

• Crea enfoques de “cumplimiento” totalmente superficial, como marcar una serie de casillas en un check-list que no hace que el trabajo operativo sea más seguro. Este enfoque basado en la mera adhesión a los procedimientos, sin considerar su efectividad real, puede dar una falsa sensación de seguridad.

• Detiene la innovación y la mejora. Cuando los recursos se gastan en mantener procesos de seguridad obsoletos o ineficaces, hay menos oportunidades para explorar nuevas ideas o tecnologías que podrían mejorar realmente la seguridad.

• Obstaculiza las operaciones productivas. El tiempo y el esfuerzo dedicados a navegar y cumplir con un mar de reglamentos y papeleo pueden distraer de las tareas principales, disminuyendo la productividad general.

En resumen, “Safety Clutter” representa un desafío significativo para los profesionales de la seguridad y la salud. Requiere una revisión crítica y una depuración constante de nuestras prácticas para asegurarnos de que cada elemento de nuestro sistema de seguridad aporta valor real y mejora tangible en la seguridad del lugar de trabajo.

Cuatro expertos en Seguridad australianos (Rae, Provan, Weber y Dekker) publicaron un artículo en 2018 en el que decían claramente que, en muchas ocasiones, la creciente acumulación de burocracia en las organizaciones no implicaba necesariamente una mayor Seguridad. 

Dicho de manera resumida muy compacta: 

“MENOS puede ser MÁS”.

¡Pero cuidado! Este minimalismo no es una propuesta estética; al contrario, se trata de buscar la eficacia de nuestros esfuerzos sin añadir procedimientos y listas de chequeo interminables e innecesarias.

Argumentan que la efectividad de las medidas de seguridad no debe medirse por la cantidad de procedimientos implementados, sino por su capacidad real para prevenir riesgos y accidentes. Esta perspectiva desafía el enfoque tradicional de que más reglas y regulaciones equivalen automáticamente a un ambiente de trabajo más seguro.

¿Cómo podemos identificar sobre las tareas que son un Desorden en la Seguridad? 

¿Con qué criterio podemos juzgar si algo “contribuye a la seguridad”? 

¿Quién puede decir si algo es o no es desorden?

Para cada actividad de seguridad, podríamos imaginar tres dimensiones (se denominan las tres “C”):

• Contribución: el grado en que la actividad tiene valor de seguridad. No todas las actividades tienen el mismo impacto en la prevención de accidentes o incidentes. Algunas pueden ser cruciales, mientras que otras pueden ser redundantes o incluso contraproducentes. Es fundamental evaluar cada tarea en términos de su aporte real a un ambiente de trabajo seguro.

• Confianza: la certeza (ya sea a través de la evidencia o la fuerza de la creencia) con la que se hace este juicio. Esta dimensión se relaciona con la evidencia empírica o la percepción subjetiva sobre la efectividad de una actividad de seguridad. Es importante contar con datos y estudios que respalden la eficacia de las prácticas de seguridad, y no solo basarse en creencias o suposiciones.

• Consenso: el nivel de acuerdo sobre el valor de seguridad de la actividad entre tres grupos diferenciados: 1) los que ordenan la actividad, 2) los que realizan la actividad y 3) los que ostensiblemente se mantienen a salvo gracias a la actividad. Este consenso es crucial para garantizar que las medidas de seguridad sean aceptadas y efectivas. Cuando todos los grupos involucrados reconocen el valor de una actividad de seguridad, es más probable que se implemente y se siga correctamente.

En resumen, Rae, Provan, Weber y Dekker abogan por un enfoque más reflexivo y medido en la seguridad laboral, donde la calidad y efectividad de las prácticas de seguridad son más importantes que la cantidad.

Este enfoque requiere una evaluación continua y una adaptación de las estrategias de seguridad para asegurarse de que realmente contribuyen a un ambiente de trabajo más seguro y saludable.

Actores generadores del desorden en la seguridad:

• La duplicación: Este factor ocurre cuando dos o más actividades muy similares cumplen la misma función de seguridad, lo que puede no añadir seguridad adicional. Sin embargo, es crucial distinguir entre el desorden por duplicación y la reproducción intencional y deseable. Por ejemplo, en una planta química, puede haber procedimientos de seguridad que se repiten innecesariamente, causando confusión y pérdida de tiempo entre los trabajadores. En contraste, la ejecución deliberada de una comprobación crítica de seguridad por parte de dos personas diferentes, como forma de redundancia, puede ser un método efectivo para prevenir accidentes. Este tipo de redundancia, cuando se utiliza adecuadamente, puede aumentar significativamente la seguridad, al tiempo que proporciona una verificación cruzada valiosa para evitar errores.

• La Generalización: Aquí, los requisitos que tienen sentido en una situación se aplican a muchas o a todas las situaciones, independientemente de su relevancia. Este fenómeno puede llevar a que los trabajadores sigan reglas o procesos que no contribuyen efectivamente a su seguridad en un contexto dado. Por ejemplo, las normas de seguridad diseñadas para trabajos en altura podrían aplicarse inadecuadamente a tareas que se realizan a nivel del suelo, resultando en una pérdida de tiempo y recursos, y posiblemente incluso en una menor atención a los riesgos reales que enfrentan.

• La Sobreespecificación: Se refiere a la traducción innecesaria de buenas prácticas en procesos documentados excesivamente detallados. Los problemas asociados con la sobreespecificación son múltiples. En primer lugar, la creación de documentos de apoyo aumenta el volumen de trabajo, agregando tareas administrativas que pueden desviar la atención de las tareas principales. En un entorno de trabajo rápido, como una línea de ensamblaje, el tiempo dedicado a leer documentos y llenar formularios puede reducir la eficiencia operativa. En segundo lugar, los procesos documentados pueden volverse más complejos de lo necesario, abrumando a los empleados con detalles y consideraciones que, aunque bienintencionadas, pueden no ser prácticas o relevantes para su trabajo diario. En tercer lugar, cuando los procedimientos se vuelven excesivamente prescriptivos, limitan la flexibilidad y la capacidad de adaptación de los trabajadores a diferentes contextos laborales. Esto puede llevar a una dependencia excesiva de un solo método de trabajo, incluso cuando otras formas podrían ser más seguras o eficientes en ciertas circunstancias.

Estos factores, en su conjunto, contribuyen a un ambiente de trabajo donde las prácticas de seguridad pueden volverse más un obstáculo que una ayuda, socavando los objetivos originales de proteger a los trabajadores y mantener un entorno laboral seguro. Por lo tanto, es crucial que las organizaciones revisen y ajusten sus políticas de seguridad para evitar el desorden y garantizar que cada medida implementada tenga un propósito claro y eficaz.

Las causas básicas del desorden en la seguridad son múltiples y complejas, y su entendimiento es crucial para la implementación efectiva de prácticas de seguridad en el lugar de trabajo.

• Respuestas a Accidentes e Incidentes: A menudo, los accidentes o incidentes desencadenan una reacción en cadena de nuevas medidas de seguridad. Aunque esto puede parecer una respuesta lógica, en muchos casos conduce a la acumulación de procedimientos adicionales que pueden no ser efectivos. Por ejemplo, después de un incidente, se pueden implementar nuevas reglas o formularios que, aunque bien intencionados, no abordan la causa raíz del problema y simplemente añaden más capas de burocracia.

• Necesidad de Demostrar la Gestión de la Seguridad: Las empresas a menudo sienten la presión de demostrar a los reguladores, a los empleados y al público que están gestionando activamente la seguridad. Esto puede llevar a la implementación de medidas visibles, pero superficialmente efectivas, más centradas en la apariencia de seguridad que en su sustancia real. Estas prácticas pueden distraer de las medidas que verdaderamente mejorarían la seguridad.
• Separación y Profesionalización del Rol de Seguridad: La creciente separación y especialización del rol de seguridad en las organizaciones puede llevar a una desconexión entre los expertos en seguridad y los trabajadores de primera línea. Los especialistas en seguridad pueden diseñar procedimientos que son teóricamente sólidos, pero poco prácticos en el contexto real de trabajo, lo que resulta en procedimientos que son seguidos de manera rutinaria más que efectiva.

• Cumplimiento de Regímenes Regulatorios Basados en Objetivos: La necesidad de cumplir con normativas y estándares de seguridad puede llevar a una mentalidad de “cumplir por cumplir”, donde el enfoque se desplaza hacia la satisfacción de requisitos externos en lugar de hacia la mejora real de la seguridad laboral.

Los resultados negativos de estas causas incluyen una menor adaptabilidad de los trabajadores a sus tareas, la erosión de la confianza en los esfuerzos de seguridad y un equilibrio problemático entre seguridad y productividad. Esta burocracia excesiva puede hacer que las medidas de seguridad sean vistas como un obstáculo más que como una ayuda, minando su efectividad y aceptación. Por tanto, es esencial identificar y eliminar los elementos innecesarios de las prácticas de seguridad para lograr un equilibrio eficiente y efectivo, garantizando así un ambiente de trabajo seguro y productivo.

¿Quieres que tu trabajo cotidiano como Técnicos Prevencionistas de Riesgos Laborales deje de ser rutinario y poco eficaz? Safety Clutter es la respuesta.

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