En el día a día de una organización podemos encontrarnos con que deben realizarse distintas acciones en materia preventiva, ya sea porque tratamos de resolver distintos problemas que pueden afectar a nuestro sistema de gestión, o bien, porque tratamos de poner en marcha acciones o proyectos de mejora en materia de seguridad y salud laboral.
La cuestión, es que muchas veces podemos encontrarnos con un cajón lleno de problemas y acciones para su resolución que, si no sabemos gestionar adecuadamente, puede llevarnos al enquistamiento de nuestros planes de acción por no saber realmente si vamos por el buen camino, o incluso si una vez cerrado nuestro plan podemos determinar su eficacia y si pudimos cumplir con nuestros objetivos.
En resumen, una gestión no adecuada de los problemas y de nuestros planes de acción puede llevarnos a que:
- Malgastemos energía en ejecutar acciones no enfocadas realmente en lo importante. ¿Conocemos nuestros objetivos? ¿Conocemos la causa raíz de nuestros problemas? ¿Hemos definido acciones alineadas con nuestro propósito?
- Perdamos una fuente importante de información, como es la opinión y conocimiento de las personas implicadas, si no contamos con su participación en la identificación del problema y la definición de nuestros objetivos y acciones.
- Podamos desviarnos de nuestro objetivo, en caso de no contar con un sistema adecuado para el seguimiento y medición de nuestras acciones.
- No sepamos realmente el impacto generado, en el caso de que nos centremos solo en indicadores de esfuerzo y no tengamos en cuenta indicadores de resultado.
- Perdamos la oportunidad de aprovechar el aprendizaje generado tras la resolución de un problema y con ello la posibilidad de eliminar problemas venideros o prevenir problemas similares.
- Perdamos la trazabilidad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora ejecutados y cómo se ha visto afectado nuestro sistema de gestión y nuestros procesos.
- Se genere entre los miembros de la organización una pérdida de confianza en el proceso, por no tener claro ¿qué se ha hecho? ¿Por qué se ha hecho? ¿Cómo les afecta? Si se ha tenido en cuenta su opinión o necesidades, ¿qué se ha logrado? Lo cual también puede generar entre los trabajadores una actitud defensiva y el rechazo ante futuros proyectos y propuesta de acciones que pudieran ser entendidas como acciones impuestas y opacas.
Una buena actividad enfocada en la mejora de la gestión de procesos y problemas es el uso de la metodología DMAIC, la cual te proponemos y detallamos a continuación:
 | Definir (Define) Lo primero que debemos hacer es definir el objeto o problema, según corresponda, en base a su relevancia, las oportunidades de mejora y el nivel de dificultad para su consecución o resolución. Para llevar a cabo esta fase, es importante definir de forma clara el equipo de trabajo o grupo de mejora que va a participar en la resolución del problema. Tratando también de fomentar su multidisciplinariedad y dejando claro los roles y responsabilidades dentro del equipo. Una vez se haya identificado el objetivo y/o problema a resolver, puede ser adecuado utilizar métodos que ayuden al equipo a generar ideas y acciones, como son los brainstorming. También será importante definir unos buenos indicadores clave de medición del proceso (como OKRs o KPIs), con lo que poder saber si realmente vamos por el buen camino. |
 | Medir (Measure) Una vez definidos los hitos clave y los indicadores asociados, debemos evaluar aquello que queremos mejorar, para lo cual podemos plantearnos las siguientes preguntas clave: ¿qué queremos cambiar? ¿Cómo lo vamos a hacer? ¿Qué mejora buscamos? Para ello debemos recopilar los datos necesarios que nos ayuden a detectar las posibles causas del problema e implantar de forma adecuada la mejora de seguridad y salud. Para este análisis pueden sernos de utilidad herramientas como el análisis de Pareto, las matrices de riesgo o los diagramas causa efecto (diagrama de Ishikawa). |
 | Analizar (Analyze) Durante esta fase debemos analizar toda la información recopilada anteriormente, con objeto de detectar las causas raíz del problema. ¿Qué ha fallado? ¿Qué puede fallar? ¿Cómo puedo evitarlo? Estas pueden ser preguntas clave para detectar y generar esas oportunidades de mejorar en materia de seguridad y salud. Para este análisis puede sernos de utilidad herramientas como los cinco porqués. |
 | Mejorar (Improve) Una vez analizado el problema, debemos diseñar las soluciones que nos resulten útiles para lograr nuestro objetivo. Para ello la aportación del equipo es clave, siendo importante mantener los canales de comunicación y participación necesarios, como puede ser un sistema de reuniones efectivas periódicas (diarias, semanales,…) en el que se dé un feedback del estado de las acciones propuestas. Una planificación adecuada en este punto es básica, así como establecer ciclos de revisión mediante PDCA o FMEA. |
 | Controlar (Control) Por último, debemos hacer un seguimiento adecuado de la mejora. ¿Qué plan de supervisión vamos a realizar? ¿Qué controles son necesarios? ¿Cómo reevaluaremos el proceso? Estas cuestiones son puntos clave para verificar que la mejora es la adecuada, poder analizar el retorno que nos ha ocasionado en el proceso (mejora de las condiciones de seguridad, reducción condiciones inseguras, pérdidas….) y también poder estandarizar la misma de cara a futuras implantaciones. Listas de comprobación, cuestionarios, procedimientos visuales, tarjetas de control… son herramientas que podemos usar en esta fase. |
En conclusión, DMAIC nos ofrece la posibilidad de mejorar nuestro proceso de resolución de problemas de una forma estructurada, así como:
- Mejorar la planificación estratégica, alineando las acciones y aumentando la eficacia de estas.
- Conocer de forma adecuada los procesos existentes.
- Mejorar la gestión de estos dentro de la organización, tanto a nivel de seguridad como a nivel organizacional.
- Reducir las posibles mudas o desperdicios existentes en el proceso, así como reducir los posibles errores o problemas que pueda detectar en la aplicación de la solución
- Implicar a las personas en la resolución de problemas y en la estandarización de las soluciones.
- Traducir la seguridad a algo tangible que esa persona puede hacer y para lo que no necesite conocimientos especializados.
Si quieres que te ayudemos a utilizar Lean Safety para impulsar la Seguridad y Salud en tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
