Los problemas, sean pequeños o grandes, pueden aparecer en cualquier eslabón de los procesos de una organización ya sea consecuencia de un error humano, un fallo organizativo o técnico. Esto finalmente puede convertirse en un terrible dolor de cabeza para cualquiera, no solo por las pérdidas que puede acarrear, sino también por la percepción de fracaso que se puede tener por no haberlos visto venir.
En este post no te proponemos que te tomes una aspirina y te eches la manta a la cabeza cuando esto suceda. Por el contrario, nos gustaría que siguieras los siguientes consejos para comenzar a gestionar los problemas desde la perspectiva de la filosofía Lean con el objetivo de sacar el mayor beneficio a las dificultades que puedan acompañar a los problemas.
1. Cambia el chip. Los problemas son oportunidades de mejora y no fracasos
En muchos casos, es en las situaciones de crisis o dificultad, cuando tenemos la mayor oportunidad de mejora. Y de esto, Lean sabe un montón. Sobre todo, teniendo en cuenta que, el origen de lo que hoy conocemos como tal, debemos “agradecérselo” en parte a la crisis en la que se vio envuelta la empresa Toyota tras la II Guerra Mundial. Pero, principalmente, a la actitud mantenida por su equipo para sacar lo mejor de esa situación.
Si estás dispuesto a emprender el camino de la filosofía Lean en tu organización, no deberías concentrarte únicamente en el peligro, sino en la oportunidad de aprender de sus causas para poder transformar el problema en un hecho positivo con el que lograr la mejora continua.
2. Sé respetuoso con tu equipo cuando los problemas sucedan
Si los problemas son ya algo palpable, será el momento de mostrar una actitud respetuosa con las personas involucradas y reflexionar sobre lo sucedido, lo cual es fundamental dentro de la filosofía Lean.
En primer lugar, debes aprender a reconocer que los problemas son algo natural y como tal, todos podemos equivocarnos en algún momento e incluso nuestros procesos o equipos de trabajo fallar.
Dar este primer paso puede ser complicado, pero te ayudará a identificar mejor los problemas que están a tu alrededor y a poder tomar el impulso necesario para la acción.
Si quieres dar este paso, es importante que también reflexiones sobre la cultura existente en tu organización. Si, por ejemplo, hay temor a contar los problemas, sólo se busca la culpa y no se da vía a que el equipo participe en la búsqueda de soluciones, entonces deberías empezar por hacer un cambio cultural y que el respeto sea uno de sus valores fundamentales. Y con esto, nos referimos no sólo a ser permisivos con los problemas, sino también a apoyar y dejar que los trabajadores, de forma autónoma, sean capaces de identificarlos, comunicarlos y resolverlos.
Para poner en práctica este consejo, te proponemos que trabajes en la transformación cultural de tu organización y luego visibilices tus intenciones y buen hacer usando herramientas Lean como los Gemba Walks.
3. Los problemas están ahí. Tira de la manta y sácalos a relucir
Llegados a este tercer consejo, y habiendo dejado atrás el miedo, te proponemos que te arremangues y tomes una pala para sacar los problemas a la luz.
Uno puede pensar que esta labor es sencilla, pero no todos los problemas se encuentran tan a la vista.
Si ya estás familiarizado con nuestra querida Lean, ya habrás escuchado hablar de los “7+1 desperdicios”, también conocidos como “Mudas”. Las cuales, haciendo honor a su nombre, se dedican a matarlas callando ya que generan ineficiencias que pueden pasar desapercibidas ante nuestros propios ojos.
Pero no te preocupes, Lean es conocida también por ayudar a sacar los problemas más ocultos de forma progresiva e ir resolviéndolos.
Para ayudarte a visibilizar los problemas dentro de tu organización te recomendamos que investigues sobre, la Estandarización de procesos, el Visual Managament, el VSM (Value Stream Mapping), los Sistemas Andon y los grupos de mejora.
4. Rasca para llegar al fondo del problema
Una vez hayas logrado sacar los problemas a flote, será el momento de analizarlos para poder resolverlos. Y para ello te aconsejamos, que trates de profundizar en los mismos, y no te quedes en lo que posiblemente sea la punta del iceberg.
Para ayudarte en esta labor, puedes utilizar herramientas de análisis de la causa raíz como, por ejemplo, los 5 Porqués, cuyo método a grandes rasgos consiste en parar a preguntarse el “por qué” del problema hasta 5 veces para llegar a la verdadera raíz.
5. Saca un ratito cada día para reflexionar y mejorar
Si llegados a este último punto, estás dispuesto a ver en la adversidad la oportunidad, a reconocer que los problemas pueden suceder, a superarlos en equipo y sumergirte en ellos para llegar al fondo del asunto, será el momento de dedicar un ratito cada día a la reflexión (Hansei) y a la mejora continua (Kaizen).
Para la filosofía Lean, la mejora continua debe de existir en el día a día y para ello será necesario que te pares a reflexionar de manera crítica sobre las debilidades y problemas presentes, para luego crear un plan con el que resolverlos y evitar que vuelvan a suceder.
Para acabar y poner en práctica este último consejo, te proponemos que crees foros o espacios que inviten a la reflexión diaria. Como, por ejemplo, la realización de reuniones diarias multinivel (TOP 10, Top 15…), donde el equipo cuente con el espacio y tiempo suficiente para pensar sobre los problemas que han sucedido durante el día y puedan proponer acciones para su resolución y mejora.
Si estás interesado en profundizar un poco en estos consejos que te hemos propuestos o necesitas que te echemos una mano, no dudes en hacernos llegar tus comentarios. ¡Estaremos encantados en ayudarte!
