Cómo preparar la vuelta a la oficina con seguridad

Tiempo de lectura: 8 minutos
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Septiembre 2021, ya pasó “oficialmente” la pandemia y muchas empresas se preparan
para la progresiva “vuelta a la oficina” de sus empleados, pero:

¿Ya es posible hacerlo con seguridad?

¿Están las empresas preparadas para volver a la “normalidad”?

¿Es mejor esperar a más adelante para hacer dicha vuelta al trabajo?

¿Qué se debería tener en cuenta para hacer la vuelta lo “más segura” posible?

1.- ¿Ya es posible hacerlo con seguridad?

La respuesta no es fácil. Siempre es posible hacer un trabajo con seguridad, sean cuales sean las circunstancias que hacen que haya algún tipo de riesgo que afecte a los trabajadores (como el del SARS-CoV-2). El problema viene en la aplicación de las medidas preventivas correctas para que no se dé el riesgo y que hacen que en la práctica sea casi imposible juntar de nuevo a todos los trabajadores en las instalaciones.

El principal handicap es sin duda el espacio físico que ocupan los diferentes departamentos afectados y que hacen que mantener la distancia con el resto del personal sea “algo imposible”, y en muchos casos ni siquiera con la mitad ni una tercera parte de los trabajadores es posible ya que en las empresas “no sobran metros cuadrados no usados” que se puedan redistribuir para este fin. Lo mismo pasaría con los espacios dedicados a zonas comunes (en muchos casos muy pequeños) y que no tienen posibilidad de ser aumentados de tamaño.

No obstante, si el problema no es el espacio, y si hay voluntad de cambiar hábitos de trabajo, sí se puede volver al trabajo de manera segura, teniendo en cuenta una serie de pautas que abordaremos en el punto 4.

2.- ¿Ya están las empresas preparadas para volver a la “normalidad”?

La respuesta tampoco es fácil. Seguramente muchas empresas creen que, sí están preparadas, pero no han hecho un análisis en profundidad de todos los cambios que tendrán que implementar y con qué medios los van a llevar a cabo, con lo que es bastante probable que haya unas cuantas semanas de caos dentro de las mismas hasta que la maquinaria esté rodada.

Sí que hay empresas que han empezado ya a trabajar hace meses en la vuelta al trabajo y han iniciado este proceso plasmando en un documento todas las fases necesarias para dicha vuelta al trabajo: cuántas personas van a volver, en qué horarios, con qué medios, cómo se implementará la limpieza, la ventilación de los locales, cómo se formalizarán a partir de entonces las reuniones… En el punto 4 abordaremos todas estas cuestiones.

Sin un plan previamente trazado y puesto por escrito y una planificación correcta la vuelta al trabajo en estas condiciones estaría llamada al fracaso.

3.- ¿Es mejor esperar a más adelante para hacer dicha vuelta al trabajo?

Y como no podía ser de otra manera, la respuesta tampoco es fácil. Actualmente las empresas ya tienen a una gran parte de su plantilla con la pauta de vacunación completa y todo parece indicar que se podría volver a la “casi normalidad” sin mayor problema.

Sin embargo, las noticias que llegan cada día sobre las nuevas variantes de este virus no hacen que uno pueda ser optimista, cuando ahora mismo no parece muy claro que dicha protección sea suficiente (o incluso que con las vacunas vayamos a tener la más mínima protección). Si la empresa se lo puede permitir lo ideal sería esperar al máximo posible para hacer esta vuelta al centro de trabajo cuando ya tengamos todas las garantías de que no van a salir nuevos problemas a los pocos días de haber iniciado dicha vuelta.

4.- ¿Qué se debería tener en cuenta para hacer la vuelta lo “más segura” posible?

Ya hemos superado los tres puntos anteriores y hemos decidido que vamos a volver a trabajar en nuestras instalaciones. Lo que necesitamos ahora es tener en cuenta unas pautas mínimas que nos permitirán tener nuestro espacio de trabajo “controlado”.

Para evitar problemas deberíamos plasmar todos estos puntos, detallados adecuadamente, en un documento (Plan de vuelta al trabajo) de manera que todos los trabajadores de la empresa sepan a qué atenerse en cada momento.

Empezaremos por la primera y más evidente que es la distancia de seguridad, es quizás una de las medidas más efectivas, mantener la distancia de seguridad de 2 metros con los compañeros de trabajo, que por extensión llevaría a no utilizar los ascensores en la medida de lo posible y evitar gestos como besos, abrazos o darse la mano. Vigilar sobre todo los encuentros sociales con el resto de trabajadores. Si es posible marcar recorridos de circulación por las instalaciones y disponer de diferentes puntos de entrada y salida de las mismas.

Esta medida de seguridad se complementará con controles de acceso a la oficina de manera que se puedan escalar los horarios de entrada y salida para evitar las aglomeraciones. El aforo de los espacios comunes deberá estar limitado y si es posible hacer que la vuelta a las instalaciones del personal se haga de manera paulatina (unos pocos trabajadores cada semana-mes) y también si es posible hacer jornadas reducidas o una combinación de teletrabajo y trabajo presencial para poder dar cabida a que todos los trabajadores puedan estar unas horas en su puesto de trabajo habitual.

Otra de las medidas importantes sería no compartir dispositivos entre compañeros (esto ya suele ser bastante normal porque cada trabajador suele tener su estación de trabajo, pero cuidado con los teléfonos fijos, suele ser habitual compartirlo con varios compañeros) y evitar las reuniones presenciales. Si esto no fuera una opción, hay que garantizar la distancia de seguridad y la limpieza de las superficies antes y después de la reunión.

En el caso de que en la oficina haya comedor (office o similar), y pese a que estos deberían ser las últimas zonas en utilizarse, se aconseja mantener la distancia de seguridad y sentarse en zigzag. También, a la hora de comer, hay que tener en cuenta otras pautas como limpiar con toallitas desinfectantes la superficie de las mesas y los mandos de los electrodomésticos tras el uso, y utilizar cubiertos y vasos desechables.

Una importante fuente de generación de estrés en la vuelta a la oficina es el miedo al contagio. Para atenuar esta sensación, es importante sentirse en un entorno controlado, serio y riguroso en cuanto a la aplicación de estos protocolos de seguridad e higiene. Para ello deberá haber una mayor frecuencia en la limpieza ya que algunas de las conductas de higiene que van a pasar a formar parte de la rutina laboral, además de las ya básicas como evitar tocarse la boca, la nariz y, los ojos, son una mayor frecuencia de los trabajos de limpieza en áreas comunes como el centro de impresión, salas de reuniones, zonas de descanso del personal y el uso de toallitas desinfectantes desechables en la zona de las máquinas vending, por ejemplo.

También es importante dejar las mesas sin papeles ni elementos que puedan dificultar la limpieza de las superficies y una ventilación natural frecuente -en caso de que no sea posible, será necesario incorporar un sistema de renovación de aire permanente-, así como una mayor asiduidad en el tratamiento de residuos.

En cuanto a la utilización de los EPIs, siempre que sean necesarios deben ser homologados (nada de mascarillas de tela sin ningún tipo de filtrado) y colocadas correctamente, si no su efectividad será nula.

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Otro punto a tener en cuenta es que “aquello que nos ha funcionado durante la pandemia no lo cambiemos”. Para ello es importante mantener los rituales desarrollados durante el teletrabajo. Por ejemplo, si la manera de trabajar en remoto ha sido la adecuada, pautas como tener a los empleados bien informados y mantener una elevada frecuencia de toma de contacto con los miembros del equipo de manera virtual o telefónica van a seguir siendo factores clave, pues es probable que durante un tiempo haya parte del equipo trabajando en la oficina y otra parte desde casa. 

Por último, el teletrabajo va a seguir siendo la solución para aquellos centros de trabajo que no tengan la superficie suficiente como para mantener las distancias de seguridad, con lo que para estos centros, de momento, se deberá seguir con la misma dinámica que hasta ahora.

En términos generales, la adopción de medidas de flexibilidad con alternancia de equipos trabajando en remoto y otro en la oficina va a ser fundamental dentro de esta nueva normalidad. También, flexibilidad a la hora de establecer horarios de entrada y de salida y para evitar que los trabajadores, sobre todo aquellos que tienen más miedo al contagio y que hacen uso del transporte público, tengan que llegar a la oficina en hora punta. Asimismo, puesto que los colegios y guarderías aún estarán cerrados, se aconseja ser flexibles con aquellas familias con hijos.

Sería también muy conveniente, independientemente que los trabajadores estén vacunados, realizar test de anticuerpos para comprobar si realmente tenemos protección efectiva contra el SARS-CoV-2 antes de la reincorporación al puesto de trabajo.

Revisión de los niveles de seguridad informática

En cuanto a la seguridad informática, dado que durante la pandemia no hubo tiempo en muchos casos de montar un sistema fiable de conexión remota se han podido dar diversas situaciones:

  • Falta de instalación regular (y forzada) de actualizaciones para los dispositivos de trabajo de los empleados mientras estaban a distancia.
  • Instalación por parte del trabajador de aplicaciones no testeadas-comprobadas por la empresa.
  • Al tener que copiar ficheros y no disponer de la red corporativa se han utilizado dispositivos extraibles (USBs) o servicios personales de la nube (Dropbox, Google Drive…) que han podido permitir la introducción de virus en el sistema.

Por ello antes de meter dichos equipos de nuevo en la red corporativa de la empresa debería hacerse una auditoría de los mismos para minimizar los riesgos de introducir malware, virus, ransomware… que pudiera venir en esos equipos.

Y como colofón….

Estos protocolos dentro de la oficina también han de ir acompañados de medidas de seguridad en el trayecto desde casa al centro de trabajo: siempre que sea posible, se deben utilizar medios de transporte individuales.

En caso de que no haya otra opción y sea necesario hacer uso del transporte público o compartido, hay que seguir pautas como utilizar mascarilla, mantener la distancia mínima de seguridad de entre 1,5 y 2 metros en andenes o zonas de espera y no tocar en la medida de lo posible elementos comunes como botones, barras, pomos, puertas y asientos. También se aconseja no usar ascensores y hacer una cola ordenada y a distancia en las estaciones y paradas de metros y autobuses.

Y al llegar a casa, y dado que en una jornada laboral en la oficina se va a tener contacto con otras personas y elementos externos, es importante mantener las medidas de seguridad e higiene al volver del centro de trabajo. También aquí hay que evitar el uso del ascensor y, si se usa, se debe procurar no coincidir con otros vecinos.

Es aconsejable dejar en la entrada de casa los elementos que han estado en contacto en el exterior y lavarse las manos al llegar al hogar, así como ducharse y cambiarse de ropa. Por último, en caso de que alguno de estos elementos se vaya a utilizar en casa, como puede ser el ordenador, el móvil o las gafas, se debe extremar su limpieza.

Aquí te enlazamos un cuestionario de PRLInnovación que te puede ayudar a chequear los puntos más importantes a tener en cuenta para la vuelta al trabajo.

Si deseas solicitar asesoramiento para conocer todo lo que puedes hacer para una reincorporación segura de tus empleados prevenir la expansión de la COVID-19 puedes contactar con nosotros.

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