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Si hemos seguido las recomendaciones descritas en los post I, II o III anteriores, estaremos frente a nuestro ordenador listos para empezar a sacar el máximo partido del nuevo software seleccionado.
¿Qué hacemos ahora?
No es recomendable empezar a introducir datos de manera inmediata y esperar “a ver qué sale” una vez estén todos cargados en nuestra aplicación.
Daremos algunas indicaciones para conseguir que nuestra solución de gestión de la seguridad y salud nos aporte los beneficios que esperamos en términos de usabilidad, gestión y reporte de resultados.
Explotación de datos y reporte de indicadores
Podemos empezar por definir los datos clave. La herramienta debe optimizar la gestión preventiva del día a día y además ayudar a dar un salto cualitativo en relación a la explotación de datos y el reporte de nuestras conclusiones.
Debemos pensar la mejor manera de registrar:
- Los datos de puestos de trabajo.
- Los riesgos y las acciones correctivas o preventivas para su gestión posterior.
- El contenido y finalidad de las visitas de seguridad.
- Los tipos y vías de participación de los trabajadores.
- Los protocolos de comunicación e intercambio de documentación con nuestros proveedores.
- La metodología de notificación o investigación de los accidentes de trabajo.
Todo ello orientado a simplificar la gestión de nuestro sistema y automatizar la obtención de indicadores activos y reactivos, cualitativos y cuantitativos de nuestra gestión tales como:
- Número, tipología y estado de acciones correctivas implantadas, en curso, o anuladas.
- Grado de avance y eficacia de dichas medidas.
- Participación e implicación de las personas integradas en la gestión preventiva a través de las tareas que tengan asignadas.
- Grado de participación de los trabajadores u otras partes externas interesadas a partir del estudio de sus aportaciones al sistema.
- Controles activos del sistema previstos y/o realizados, valoración cualitativa objetiva de la eficacia de cada auditoria, inspección o visita de seguridad.
- Horas de formación previstas, realizadas o porcentaje de trabajadores formados
- Porcentaje de documentación aportada por cada contrata y estado de la misma.
- Índices tradicionales de siniestralidad actualizados en tiempo real y con posibilidad de evaluación por periodos temporales,
La disponibilidad de estos datos en soporte digital nos debe permitir la modificación de datos y la actualización de estos indicadores en tiempo real y sin necesidad de trabajos administrativos sin valor añadido adicional.
Si además podemos disponer de estos indicadores en formatos gráficos y fácilmente comprensibles, estaremos logrando que la gestión de nuestra actividad pueda tener una mayor visibilidad y repercusión en nuestra compañía.
Parametrización de alertas
Es importante también definir y parametrizar el sistema de alertas y avisos de nuestro sistema.
Cada organización tiene sus propios puntos críticos que desea monitorizar y controlar.
Si están bien definidas, la herramienta que usemos nos informará del estado de los elementos clave sobre los que debemos dedicar nuestra atención, tiempo y recursos.
Aspectos clave como pueden ser:
- Asegurarnos que las nuevas incorporaciones disponen de la información de riesgos de sus puestos de forma inmediata, clara y con acuse de recibo
- Mantener actualizada la formación periódica de los trabajadores.
- Garantizar que las acciones correctivas se implantan en el plazo definido.
- Realizar las inspecciones de seguridad con la periodicidad establecida.
- Monitorizar la caducidad y reposición de equipos de protección individual.
- Anticipar la caducidad de los registros facilitados por la contratas y mantener nuestra documentación de CAE actualizada en todo momento.
- No dejar incidentes o accidentes sin investigar.
Quedarán controlados de manera eficaz, limitando la posibilidad de olvidos y consiguiendo que centremos nuestros esfuerzos y recursos en nuestros objetivos de gestión.
Cuando estas alertas lleguen a otras personas de la compañía y no solo a los técnicos de departamento de H&S, podremos conseguir la tan buscado (y pocas veces encontrado) integración real de la prevención.
En tal sentido, rigurosos estudios como Informe “Health & safety Risk at the workplace: a joint analysis of three major surveys” de la European Agency for Safety And Health at work ya describen la relación directa entre el compromiso y la representación de los trabajadores en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y el incremento significativo en la probabilidad de que una empresa implemente buenas prácticas preventivas.
Soporte y mantenimiento
Como colofón, sería conveniente contar con un servicio de soporte y mantenimiento debidamente dimensionado a nuestras necesidades.
El soporte debe ser accesible con los medios habituales de los que disponemos (correo electrónico o teléfono) y resolutivo para responder las dudas acerca del funcionamiento del software.
Debe contar con un servicio de mantenimiento que garantice su funcionalidad y nos proporcione soluciones ágiles y rápidas cuando se produzca algún error o incidencia informática.
Debe incluir la mejora evolutiva de nuestra herramienta.
Así, tendremos la seguridad que nuestra solución crecerá con nosotros y se podrá adaptar a los cambios que vendrán en el futuro de la gestión preventiva.
Con este post se finaliza la serie de 4 que hemos dedicado a la propuesta de consejos y recomendaciones para la mejor selección, instalación y explotación posible de nuestra herramienta de gestión informática de seguridad y salud en el trabajo.
