Buenas prácticas preventivas: “Just in time” en la coordinación de actividades empresariales

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hoy os presentamos la buena práctica de la compañía toledana Soloc Fresado, SL, empresa especializada en la reparación de autopistas, autovías y carreteras convencionales, que posee también una amplía experiencia en la realización de trabajos para parking, calles, polígonos, etc., mediante trabajos de fresado convencional, corrección de I.R.I con tambor convencional, microfresado y mejora de CRT.

Problema u oportunidad

Uno de los puntos que mayor problema generaron en la implantación del sistema de gestión de la prevención en la empresa fue el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ley de subcontratación y coordinación de actividades empresariales, en lo referente a su control documental, de forma especial, la puesta a disposición por parte de la empresa Soloc Fresado a las diferentes empresas y agentes que ostentan las diferentes figuras recogidas en la normativa que regula los trabajos temporales de construcción. Obligaciones estas, bien derivadas de obligaciones normativas, como de obligaciones contractuales (careciendo de carácter legal se recogen habitualmente como pacto tácito dentro de los contratos mercantiles efectuados), en el tiempo y forma que permitieran un cumplimiento efectivo y no formal de la normativa. El hecho de intervenir en un gran número de obras a lo largo del año, encontrándose las mismas dispersas a lo largo del territorio nacional, hacía que
esta labor requiriera de la asignación de unos recursos que no eran fácilmente asumibles para una empresa de su tamaño.

Por otro lado, la documentación a facilitar dependía en cada caso del destinatario de la misma, es decir, las obligaciones normativas y contractuales varían en función del destinatario (contratista, coordinador de seguridad y salud de la obra, empresa titular, etc.), por lo que en muchos de los casos esta documentación no era la misma.

Otro problema habitual era la limitación productiva que un impedimento en la movilidad y flexibilidad tanto de trabajadores como de equipos entre las distintas obras generaba y el aumento de coste relacionado. Por ejemplo, si por motivos de avería fuera necesario sustituir un equipo, o por enfermedad a un operario, era necesario actualizar toda la documentación aportada.

Oportunidad

El punto de partida a la hora de resolver el problema consistió en su análisis y en la búsqueda de los puntos fuertes de la empresa, que a continuación se citan:

  • Mantener actualizados dentro del sistema de gestión de prevención los registros documentales que habitualmente son solicitados y acreditan el cumplimiento normativo y contractual exigido en el proceso de coordinación de actividades empresariales y subcontratación.
  • Disponer de una página web con posibilidad de dar acceso a clientes, mediante clave de acceso limitada temporalmente en el tiempo, pudiendo ser una herramienta telemática muy eficaz para poner a disposición dicha información de una forma ágil, estructurada, sencilla y actualizada.
  • Apostar por la honestidad y transparencia de su sistema de gestión de prevención, no poniendo reparo alguno a facilitar acceso a información y registros documentales por encima de los mínimos exigidos por la
    normativa.
  • Considerar que la integración de la prevención en el procedimiento de coordinación de actividades empresariales y en la realización de obras temporales de manera eficaz requiere de la puesta a disposición de la información necesaria para dichos procesos con tiempo suficiente para un diseño y planificación eficaz de los mismos por parte de las empresas y agentes implicados, por lo que dicha documentación debe de facilitarse en el momento de planificación de los mismos y no en el momento de acceder a obra.

La puesta a disposición de toda la documentación de la empresa, tanto trabajadores, equipos, etc. facilita la posible movilidad de los mismos entre las distintas obras y maximiza el aprovechamiento de los recursos disponibles en la
empresa.

Práctica de gestión implantada

La práctica consiste en facilitar una clave de acceso temporal a través del espacio habilitado en la página web de la empresa, en el apartado “Área de clientes” a los agentes que intervienen en el proceso de subcontratación y/o
coordinación de actividades preventivas. En dicha área la empresa mantiene actualizada toda la documentación, encontrándose la misma estructurada y siendo de fácil acceso.

Cuando se inicia el proceso de contratación (en algunos casos en la fase de presupuesto) se facilita a la empresa acceso temporal a dicha zona, con el fin que pueda consultar y verificar dicha documentación.

De forma anticipada al inicio de la obra, se procede a comunicar a las empresas y agentes implicados la relación de maquinaria y personal destinada a la misma. Si fuera necesaria alguna variación tanto de equipos o de trabajadores, la misma es comunicada en tiempo y forma adecuada. De forma complementaria se participa de forma activa en los diferentes procedimientos de organización establecidos en cada obra dentro de su sistema
de gestión preventivo.

Así se consigue:

1. Acreditar frente a los agentes implicados en el proceso de subcontratación así como a sus clientes, que Soloc Fresado cumple con los requisitos de solvencia y calidad exigidos por la normativa de subcontratación, mediante
el acceso, no sólo de la certificación de inscripción en REA, sino a la documentación actualizada a tiempo real que acredita dicho cumplimiento.

2. Facilitar a las empresas contratista y subcontratistas el deber de vigilancia en los procedimientos de subcontratación de la propia actividad.

3. Facilitar la obligación de coordinación de actividades empresariales, entre las empresas comitentes, según la normativa de coordinación de actividades empresariales.

4. Como elemento clave en el sistema de prevención de la empresa, garantizar a las empresas para las que se trabaja que la maquinaria puesta en obra:

4.1. Cumple con las garantías de seguridad en el diseño garantizadas por el fabricante.
4.2. Cumple las garantías de seguridad en el mantenimiento de los mismos. Garantizando las condiciones de seguridad establecidas por el fabricante en la fase de diseño.
4.3. Que la empresa cumple con las obligaciones a nivel de formación, información, restricción en el uso y verificación de aptitud física, que garantizan que los trabajadores encargados de su utilización realizan un uso seguro de los mismos.

5. Que la empresa, previa a la realización de los trabajos, pone a disposición de las empresas contratistas y concurrentes la información necesaria para la implantación de la coordinación de actividades empresariales, la
elaboración de planes de seguridad y salud en obras de construcción, las instrucciones operativas en obra y facilita herramientas de verificación de la eficacia. Caracterizándose por ser lo más ajustada al tipo de equipos de
trabajo que se emplearan de forma definitiva en la obra, mediante la puesta a disposición de información y asesoramiento más allá del mínimo legal exigible.

Evaluación de la eficacia

Garantía del cumplimiento y adecuación de la documentación:

El sistema es eficaz a la hora de mantener actualizada la documentación necesaria en el proceso de coordinación de actividades empresariales así como en su puesta en práctica. En este sentido, la aplicación destaca tanto por su utilidad, como por su rapidez, disponibilidad de la práctica descrita y el ahorro de coste de personal que ello conlleva (tanto para la contrata principal, como para los subcontratistas y otros agentes implicados en el proceso de coordinación de actividades empresariales).

A nivel interno, se ha conseguido que el proceso se ajuste a la política productiva de la compañía basada en:

  • Que la movilidad del equipo humano y la maquinaria no se vea limitado por las obligaciones legales derivadas del proceso de subcontratación.
  • Optimizar el concepto coste/oportunidad: cada equipo se encuentra en el momento y tiempo adecuado según la necesidad de la obra al haber eliminado horas improductivas.
  • Ahorro considerable de horas de trabajo administrativo a la hora del intercambio de la documentación.

Fuente: Monografía Premios Asepeyo a las mejores prácticas preventivas 2013

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