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TRADEBE es una firma líder en el sector de la gestión y tratamiento de residuos industriales, siendo un referente internacional en el sector medioambiental. Presta servicios a los sectores de Oil & Gas y petroquímico, farmacéutico y hospitalario, industria química, metalurgia y minería, además de proyectos específicos de remediación de suelos. En la actualidad, tiene una plantilla formada por más de 2.100 personas a nivel mundial, con sedes en España, Reino Unido, EE.UU, Francia y Oman.
En la compañía se apuesta por la seguridad y conjuntamente con su sistema de gestión, que busca la mejora continua, han llevado a cabo la digitalización de inspecciones de seguridad, mencionada en este post como buena práctica preventiva.
¿Qué son las inspecciones planificadas?
Las inspecciones de seguridad son una herramienta que usan en TRADEBE y sirven, como bien dice su nombre, para llevar a cabo una inspección de determinadas áreas o zonas productivas, máquinas, medios de lucha contra incendios, etc.
Su objetivo es llevar a cabo un control más exhaustivo de las instalaciones y los equipos de trabajo, tanto a nivel de seguridad como a nivel de calidad y medioambiental, para:
- Identificar anomalías en procesos, prácticas inadecuadas.
- Proponer acciones correctoras, que permitan la mejora continua del Sistema Integrado de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente (QSMA).
¿Cómo surgió la iniciativa?
La iniciativa estuvo motivada por la mejora continua de la cultura preventiva de la organización y en conseguir una mejor gestión de los registros en papel que ya se generaban de las inspecciones de seguridad. La decisión de digititalizarlas se basó en tres motivos:
- Cumplimentar cuestionarios de forma más rápida y más amplia, de forma que pueda incrementar la participación de toda la organización.
- Conseguir un análisis de datos (tendencias, puntos más conflictivos…) más ágil y rápido.
- Acortar los tiempos del proceso permitiendo un cierre más rápido de las acciones derivadas, puesto que existe la posibilidad de volcar los datos a otras plataformas digitales.
¿En qué consiste la digitalización de inspecciones?
Consiste en disponer las inspecciones de seguridad integradas en un software web, el cual les permite:
- Disponer de una app móvil, que permite realizar las inspecciones con el smartphone, desde cualquier lugar. La misma app permite adjuntar fotografías, notas de voz, etc.
- Enviar las inspecciones de seguridad a través de la app en tiempo real al software, de forma que puede visualizarse vía web desde cualquier otro lugar (por ej. desde otra sede de la compañía).
- Se pueden exportar los datos fácilmente, pues todas las inspecciones están centralizadas en el mismo entorno.
¿Qué han conseguido?
Elena Centelles, directora del departamento de QSMA nos explica qué ha conseguido conjuntamente con todo su equipo; a pesar de que no se han cuantificado económicamente algunos aspectos, pues considera que es muy complicado hacerlo:
Reducir tiempo de gestión documental
- Con la versión en papel se debían rellenar las inspecciones, pasar los datos a un archivo de excel y archivarlas en una carpeta.
- Con la versión digital sólo deben preocuparse de rellenar las inspecciones en el smartphone y enviarlas.
Agilidad ante requerimientos legales
- Ante un requerimiento legal, se debía buscar toda la documentación en el archivo, seleccionarla, hacer copias, etc.
- Ahora, sólo necesitan un par de “clicks” para buscar la información y adjuntarla por email (y enviarla) o bien imprimirla (en caso necesario)
Explotación de los datos de forma ágil
- Con la versión en papel, se disponía de una visión muy focalizada de los datos de la sede; además de ser muy laborioso obtener datos desde los archivos de Excel. En resumen, era complicado consolidar toda la información.
- Con la versión digital, se dispone de una visión general de toda la empresa en tiempo real y en caso necesario, también puede explotarse los datos por sede, sección, etc., sólo modificando un “par de filtros”
Eliminar los problemas con el papel
- Los cambios de despachos, traslados, cambios de sección, en ocasiones producían que hubiera parte de los archivos que costara mucho tiempo de localizar.
- Actualmente los datos están en la nube, de forma que se pueden consultar desde cualquier lugar y además, es 100% seguro.
Mayor integración en el sistema de gestión e incremento de la participación
- El hecho de que las inspecciones estuvieran solo en papel, en muchas sedes implicaba que sólo participara el personal de supervisión más directo, ya que los managers y mandos intermedios lo veían demasiado costoso en tiempo (localizar la plantilla, cumplimentarla, escanearla y pasarla al departamento apropiado, activar la ejecución de las acciones que surgían, etc.)
- Actualmente, pueden participar de forma más ágil, pues sólo necesitan tener instalada la app y con un click se comunica a todos los interesados no sólo los resultados sino también las acciones a llevar a cabo por parte de cada responsable de las mismas.
