¿Automatizar y digitalizar una CAE de prestación de servicios?

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• ¿Qué ocurre cuando una empresa proveedora de servicios tiene que gestionar las coordinaciones de actividades empresariales con sus clientes?
• ¿Están en igualdad de condiciones que una empresa receptora de servicios?
• ¿Tienen los mismos medios para mejorar la eficacia del proceso?

Todas y cada una de estas preguntas tienen una respuesta sencilla. Hasta día de hoy, la eficacia en el proceso de CAE pasaba por la digitalización del proceso a través de plataformas y aplicativos que eliminaran el papel, pero no es suficiente. Las plataformas se basan en la solicitud de documentos y una subida manual enlace por enlace, pero no responden a las necesidades de aquellas empresas que deben enviar esa documentación y que gestionan un gran volumen de operaciones.

En este post os mostramos que sí es posible dar respuesta a estos requerimientos y que existe la forma de gestionar la CAE cuando eres un proveedor de forma automática y digital. Te explicamos como…

¿Qué nos encontramos?

• La prestación de servicios. Las coordinaciones de actividades de este tipo se basan en entregar los documentos que solicita cada empresa. Este factor es clave ya que intervienen diversos factores como:
  • El marco legal vigente y las distintas interpretaciones. La ley que regula la coordinación de actividades empresariales es poco precisa y conlleva múltiples interpretaciones de la misma por parte de las empresas que reciben los servicios. Esto implica tener un gran número de documentos distintos a entregar según la empresa que lo solicite y, además, en formatos de documento a la carta.
  • Multiplicidad de aplicativos de gestión.  Cada empresa cliente tiene su plataforma de gestión y otros quieren recibir los documentos vía correo electrónico. Si a esto le sumamos el cliente que tiene una limitación de tamaño de archivos, el que requiere un archivo único… Todo son obstáculos que hacen difícil una gestión correcta y eficaz ya que obligan al que tiene que suministrar los documentos a hacerlo de forma manual, subiendo uno a uno.
  • Compatibilidad con las subcontratas. Toda empresa prestadora de servicios no solo tiene empleados propios,  sino que se ayuda de subcontratas que realicen ciertos trabajos en alguna de las coordinaciones. Esto implica que la documentación de estas empresas, autónomos y sus trabajadores debe ser validada por la propia empresa y obliga a tener, por un lado la documentación saliente que recibe el cliente y, por otro lado la documentación entrante de las subcontratas. Es muy difícil encontrar plataformas eficaces tanto en solicitud como en envío de documentos.
  • Aplicativos incompatibles. La mayoría de softwares del mercado son muy competentes a la hora de gestionar documentos entrantes, que solicitas y te envían, pero en ningún caso gestionan de forma sencilla, ágil y automática los documentos que debes entregar cuando te los solicitan.

Todas estas razones influyen en el hecho que las empresas prestadoras de servicios hayan cesado en el afán de buscar una solución eficaz a sus problemas, pero… ¿existe una solución para ellas? La respuesta es sí, y aplicativos como SmartOSH lo demuestran. Los casos de éxito han supuesto una inversión en reducir sustancialmente la carga diaria de trabajo, el tiempo de gestión, el control manual de los documentos y, en consecuencia, todo desemboca en una reducción de los costes internos.

Soluciones

Las claves para una gestión digitalizada y automatizada de las coordinaciones de actividades para las empresas proveedoras son las siguientes:

• Uso de la plataforma como gestor documental. En este tipo de coordinaciones los documentos a gestionar y mantener son los propios de la empresa. Si el aplicativo responde a un buen almacenamiento, ordenado según el ámbito pertinente y fácilmente recuperable para la CAE, el éxito está asegurado. Si a esto le sumamos que el software sea de gestión integral de los procesos de seguridad y salud, y que los archivos y certificados que generan se almacenan y se vinculan automáticamente para usarse en las CAE, la carga administrativa se reduce a mantener el archivo al día sin necesidad de procesos adicionales manuales.

• Disposición total de los documentos. Si los archivos se almacenan en una nube y no bajo un almacenamiento local, la disponibilidad y recuperación de estos por parte de los usuarios es inminente. Esta ventaja permite que se pueda disponer de toda la documentación desde cualquier usuario autorizado de la empresa, sin tener que hacer transferencias telemáticas y, lo más importante, que estos puedan subir aquellos documentos que les impliquen.

• Implicación de personal ajeno a la seguridad y salud y descentralizar la gestión. El punto anterior permite un elemento clave en el suministro y mantenimiento de documentos. Cambiaría el rol de la figura del administrador de CAE que solicita a los respectivos departamentos los documentos, los recibe por correo electrónico, los valida y, posteriormente, va coordinación por coordinación enviando el documento. Cada departamento podría subirse sus propios documentos y estos se reaprovecharían automáticamente en aquellas CAE donde aplique, sin necesidad de tener intermediarios.

• Adaptación a cualquier cliente. Las coordinaciones de actividades empresariales se deben adaptar a cualquier plataforma, responder a cualquier solicitud de documentos y ser compatibles con cualquier tipo de destinatario, ya sea por ser una plataforma o ser una persona física. La facilidad de integración es clave, ya que es el elemento decisivo para la correcta automatización.
  Robotizar esta tarea es posible, consiguiendo una interacción a tiempo real entre cualquier plataforma y SmartOSH, y por tanto, una mayor eficiencia en cuanto al uso de recursos para la CAE.

• Información de entrada y de salida. Antes hemos hecho referencia a la compatibilidad con las subcontratas. Si el aplicativo puede funcionar como envío de documentos, pero también es eficaz con la solicitud, la gestión de las subcontratas está garantizada y su reaprovechamiento para las coordinaciones con los clientes también.

• Control del estado de los documentos a tiempo real. Sea cual sea el destino de un documento, debemos poder saber en todo momento si se ha aceptado o nos lo han rechazado, así como si debo volver a subirlo porque me ha caducado. Esto debe ser posible tanto en la validación por parte de una persona física como por una plataforma ajena. De este modo, gestionar la documentación de las diferentes plataformas se hace desde el aplicativo propio sin tener que entrar en cada una de ellas.

• No molestar al cliente. Cuando el cliente es una persona física, este no tiene la obligación de implicarse en que su proveedor utilice una plataforma o no y no debe entrar y aprender el uso de un nuevo programa, por lo que cuanto más fácil se lo pongamos, mejor. El aplicativo permite la gestión por mail, sin log  in y con una validación o rechazo simple.
• Personalización. ¿Por qué el uso de una plataforma no puede ser compatible con la imagen corporativa o con las campañas internas que se puedan hacer en tu empresa? Pues sí lo es. Puedes personalizarte el correo con la imagen que deseas y que los envíos de correo sean parte de la empresa.

Como veis, otra manera de ver las CAE es posible. Si quieres saber más, escríbenos… y si eres receptor de servicios, también…