Em muitas organizações, os procedimentos de segurança multiplicam-se, acumulam-se, arquivam-se… mas não se usam. Ou, pelo menos, não como seria esperado. A causa? Um desfasamento cada vez mais evidente entre o trabalho tal como é imaginado nos gabinetes (work as imagined) e o trabalho tal como é realmente realizado no terreno (work as done).
Um estudo interessante realizado em bases logísticas offshore na Noruega, publicado por Stian Antonsen e a sua equipa, analisa este problema de forma direta: como reduzir a distância entre procedimentos e prática real?
A experiência: menos é mais
Neste caso, a solução não foi criar mais normas nem impor sanções. Muito pelo contrário. O projeto de intervenção centrou-se em:
- Reduzir 15 documentos a apenas um.
- Usar uma linguagem clara, compreensível para todos.
- Envolver os trabalhadores na implementação (embora não na redação inicial).
Este novo documento, intitulado WR1, recolhia de forma simples e direta os requisitos de segurança nas operações. O resultado? 70% dos colaboradores perceberam uma melhoria na segurança. Mas o mais importante é que também se registou um aumento na adesão aos procedimentos.
O que fez com que funcionasse?
O estudo identifica dois fatores-chave:
- Simplicidade: ter um único documento, acessível e fácil de compreender, reduziu a carga mental e o “custo” de consultar procedimentos.
- Participação direta: apesar de não terem redigido o documento, os trabalhadores puderam revê-lo, sugerir alterações e comentar a sua aplicabilidade. Isto gerou sentido de pertença, legitimidade e conhecimento partilhado.
Além disso, o WR1 serviu como ferramenta para proteger o pessoal de pressões externas. Perante clientes ou fornecedores que procuravam atalhos, os trabalhadores podiam apontar o procedimento comum como referência clara e inegociável.
Lições para a cultura preventiva
Este caso demonstra que envolver as pessoas (utilizador final) não só melhora o cumprimento, também fortalece a aprendizagem organizacional, reforça a resiliência e reduz a necessidade de controlar cada ação com novos documentos. Alguns pontos-chave para o replicar:
- Não confundamos complexidade com eficácia. Os procedimentos devem ser ferramentas úteis, não labirintos burocráticos.
- Perguntar a quem executa o trabalho como é que ele é feito na realidade é um ato de humildade, mas também de inteligência preventiva.
- Envolver não é apenas informar: é convidar a participar na construção de regras que façam sentido no contexto real.
E agora?
Este estudo lembra-nos que os procedimentos não são o fim de si mesmos. São um meio para trabalhar melhor e com mais segurança. Mas se não os tornarmos nossos —como trabalhadores, técnicos ou dirigentes—, serão pouco mais do que papel perdido.
Na PrevenControl trabalhamos precisamente nisto: acompanhar as organizações no redesenho dos seus sistemas de gestão para que deixem de ser coleções de normas e passem a ser verdadeiras alavancas de mudança. Porque quando as pessoas participam, os procedimentos tornam-se prática… e a segurança, cultura.
