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Martes 8:04 am
Vas a renovar el certificado digital. Te han dado cita, pero cuando llegas te dicen que cojas un ticket de la máquina. Van saliendo números pero no son los de tu serie. La hora de la cita ya ha pasado pero no sale el número. Quieres ir al aseo pero no te atreves… ¿y si después de tanto esperar sale tu número mientras estás en el aseo?…
¿Aportan valor estos tiempos de espera?
En un post anterior explicábamos el origen y en qué consiste la herramienta LEAN Value Stream Mapping y el potencial que ofrece.
El fundamento de esta herramienta Lean está en detectar aquellas actividades, acciones o tiempos muertos que están dentro de un proceso pero que NO aportan valor.
El VSM inició su andadura como una herramienta enfocada a mejorar la productividad industrial dentro de Lean manufacturing analizando los flujos de materiales e información para poner un producto a disposición del cliente.
Cada vez más se está utilizando también en los servicios, dado que permite estudiar los tiempos muertos o actividades sin valor que afectan sobre ese servicio.
En sectores como el sanitario, restauración, oficinas y administración, etc…. ya se usan herramientas lean como el VSM, que permiten evitar que pase como en el relato con el que empezábamos este post.
Aplicabilidad
Aunque el VSM es una potente y compleja herramienta, tiene una interesante aplicabilidad en la seguridad y salud laboral.
Si consideramos que:
- cada uno de los procesos que realizamos dentro de la seguridad y salud son una prestación de un servicio compuesto de diferentes actividades
- nuestro “cliente” es un cliente interno como es el trabajador, un departamento de nuestra organización, o la organización en general
- el proveedor que arranca el proceso puede ser el mando, el técnico, el propio trabajador, etc
- cada proceso se compone de un conjunto de actividades a desarrollar
- podemos estudiar cada actividad y la transición de una a otra
Con todo ello, podemos llegar a aplicar esta herramienta para encontrar los puntos más críticos de cada proceso y buscar soluciones para mejorarlos y hacerlos más eficientes.
Solución
Debemos ser capaces de determinar cuáles son nuestros procesos y actividades en los que prestamos servicios relacionados con la seguridad y salud laboral. Algunos ejemplos podrían ser:
- Reporte de Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS)
- Reporte de Inspecciones Documentadas de Seguridad (IDS)
- Implantación y seguimiento de acciones para la visibilización de Liderazgo preventivo
- Elaboración y gestión de Permisos de trabajo especial
- Implementación de la Planificación preventiva
- Gestión y control de la formación y cualificación de los trabajadores
- Elaboración de Notificaciones e Investigaciones de accidentes
- etc…
Si además somos capaces de desmenuzar estos procesos en sus actividades básicas desde su inicio hasta su finalización y estimar cuánto tiempo nos cuestan, podemos valorar cuales son los tiempos muertos, esperas o tareas que no nos aportan valor y el tiempo que invertimos en ellas. Es decir podemos detectar los desperdicios de nuestros procesos.
A partir de esto podemos saber por dónde mejorar el proceso. Las posibilidades son varias.
- rediseñar el proceso
- reordenar las actividades del proceso
- recortar tiempos muertos o esperas
- controlar mejor todo el proceso
- etc.
A partir del VSM podemos detectar cuáles son los puntos del proceso en el que se producen mayores desperdicios. Y aplicando el Principio de Pareto (o regla del 80-20), podemos ver que atacando esos mayores desperdicios, con un esfuerzo menor podemos conseguir grandes mejoras del proceso.
En muchos casos la implementación de automatismos o herramientas digitales para llevar a cabo el proceso nos ayuda a reducir muchos desperdicios que lleva implícitos ese proceso. Pero sin un estudio previo del mapa de flujo de valor no sabremos si realmente estamos atacando de la forma más eficaz esos desperdicios o mudas.
