Hoy en día el trabajo en oficina conlleva gestionar muchas tareas para cuya resolución la tecnología es una ayuda casi obligatoria. Tecnología que, dicho sea de paso, lleva asociado un flujo constante de información que debemos gestionar, cada una más urgente que la anterior. Y todo ello junto con centenares de distracciones (llamadas telefónicas, compañeros, o incluso, en ocasiones, nuestros propios pensamientos), que nos dificultan completarlas de manera efectiva.
A pesar de haber trabajado a fondo, hay días en los que uno tiene la sensación de haber hecho muy poco, y que termina el día con más trabajo que al iniciar la jornada laboral.
Seguro que muchos tenéis o habéis tenido una sensación similar a la que describimos.
La conclusión es que tenemos demasiadas tareas… ¿O es que, quizás, no gestionamos correctamente nuestro trabajo? ¿Somos realmente productivos?
Mediante el siguiente post vamos a intentar ayudaros un poco a mejorar en vuestra organización, exponiendo el modelo organizativo llamado Kanban.
¿Qué es Kanban?
Esta palabra japonesa significa tarjetas visuales (kan significa visual, y ban tarjeta).
Se trata de un modelo inventado en los años 40 por Toyota para gestionar cadenas de producción y que en la actualidad se está empleando para gestionar proyectos.
En producción es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica, como entre distintas empresas.
En gestión de proyectos es un sistema de project management visual basado en el uso de tarjetas que nos permite ver de un vistazo el estado actual de los proyectos y tareas de los que somos responsables. De este modo, conseguimos centrarnos en las acciones que debemos llevar a cabo en cada momento, para cumplir nuestros objetivos controlando permanentemente el trabajo.
El tablero Kanban es una de las herramientas más populares en project management por su potencia para mejorar la transparencia, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.
¿Cómo funciona?
En su versión tradicional Kanban es un tablero muy sencillo de construir, empleando únicamente una pizarra blanca o tablero, un rotulador borrable y un paquete de post-its.
Pero hoy en día existen aplicaciones informáticas para llevar a cabo toda esta metodología de manera virtual. Nosotros recomendamos utilizar Trello, la aplicación que emplearemos para ilustrar este post, aunque existen otras como Kanban Tool, Virtual Kanban, SeeNowDo, o TargetProcess, entre otras.
El tablero Kanban
Dividimos el tablero en cuatro columnas iguales, que representan el flujo de tareas y a continuación las nombraremos:
- “Bandeja de entrada”: donde van llegando las tareas.
- “Pendiente”: son las tareas que hemos determinado que debemos hacer.
- “En curso”: son las tareas estamos ejecutando.
- “Hecho”: son las tareas terminadas.
Las tareas
Teniendo ya el tablero Kanban, repasaremos cada proyecto que estamos gestionando y de cada uno de ellos vamos a anotar cada tarea que tenemos que hacer en una tarjeta.
Es importante que definamos correctamente la tarea, por lo que es recomendable determinar los siguientes puntos:
- Nombre: debe describir la tarea de modo breve y completo, pero debe ser muy gráfico.
- Descripción: Se puede añadir una descripción más detallada, siendo importante fijar algunos criterios que permita definir claramente si una tarea está o no acabada. Nos podemos apoyar para ello en listas de chequeo o verificación.
- Plazo de entrega: si procede se puede establecer un plazo de finalización de la tarea.
- Persona asignada: Mediante etiquetas o pequeños post-its asignamos una tarea a una persona. Una tarea puede estar asignada a varias personas, pero nunca lo estará simultáneamente.
La Bandeja de Entrada
La Bandeja de Entrada o ”Backlog” es el cajón de sastre donde vamos almacenando las tareas que nos van llegando.
Hemos colocado todas las tareas de nuestro proyecto en la Bandeja de EntradaEl flujo de tiempo
A partir de ahí, organizamos el trabajo de acuerdo al flujo de tiempo que definamos: puede ser semanal, diario, etc, de modo que iremos pasando tareas desde la columna “Bandeja de Entrada” hasta la columna “Pendientes”, en número adecuado al flujo de tiempo definido. Éstas son las tareas más prioritarias y las vamos a hacer en el tiempo definido.
Para establecer un criterio de prioridad, en cada columna, distribuimos las tareas de un modo significativo: las que están más arriba son las prioritarias.
De acuerdo a nuestro flujo de tiempo (diario), hemos pasado las tareas desde ”Bandeja de Entrada” hasta la columna “Pendientes”Llegados a este punto, es el momento de empezar a trabajar. Al iniciar una tarea, se pasa la tarjeta de esta tarea de “Pendientes” a “En curso”. Para una correcta organización del trabajo y mejorar la productividad, la persona que está ejecutando la tarea debe respetar lo que marca el tablero y, en consecuencia, dedicarse en exclusiva a la realización de la tarea hasta terminarla.
Empezamos a ejecutar la tarea “Redactar post de Kanban”, y movemos la tarjeta a la columna “En curso”.¿Cuándo terminamos la tarea, qué hacemos?
Llegado ese momento, la pasamos a la columna “Hecho”. Y a por la siguiente.
¿Cuantas tareas podemos tener en “En curso”?
Las tareas que están “En curso” tienen que ser pocas. Si la columna “En curso” se llena con muchas tareas es señal que el planteamiento no es correcto.
Por ello, una de las ideas principales de Kanban es que el trabajo en curso, Work In Process, (w.i.p.) debe estar limitado (por ejemplo, os recomendamos empezar con un número no superior a 3). Esto permitirá focalizarnos en terminar aquella tarea que en ese momento es la más importante, en lugar de en empezar otras nuevas.
De acuerdo al WIP, tenemos 3 tareas en curso. Hasta que no acabemos una de ellas, no debemos iniciar otra nueva.¿Qué ocurre si no podemos terminar la tarea porque tenemos un impedimento, como falta de información o una gestión de un tercero?
En ese caso, marcamos la tarjeta con una etiqueta que identificará a la persona de la que depende la resolución de la tarea y la devolveremos a la columna de “Pendiente”.
La tarea “Redactar post de Kanban” no puede continuar por falta de datos de un tercero (la etiqueta roja identifica a este tercero). La tarea pasa a “Pendiente”.Una vez esa persona empieza a resolver el tema pendiente de la tarea, pasa de nuevo la tarjeta a la columna “En curso”, y cuando la resuelve, la vuelve a pasar a la columna “Pendientes”, y le coloca nuestra etiqueta, para que sepamos que esa persona ha acabado su parte de la tarea.
¡Y recordad!. Una vez acabada, la pasamos a la columna “Hecho”.
La tarea finalizada pasa a “Hecho”¿Ventajas de empezar a gestionar nuestro trabajo con Kanban?
- Podemos visualizar nuestro trabajo en todo momento: lo visible lo tenemos bajo control. Es difícil controlar aquello que no vemos.
- Nos centramos en lo importante: la multitarea implica distracciones, y por tanto, ser menos productivos. En cambio, centrarse en la resolución de tareas independientes permite avanzar más rápido hacia el objetivo, debido a que evitaremos distracciones.
- El método es flexible y adaptable a cualquier proyecto o tarea: Kanban no es un método rígido. Es muy fácil de adaptar a cualquier proyecto. Respetando el método, se puede cambiar lo que necesitemos: añadir nuevos estados, colores para subtareas, etc.
- Permite medir nuestro trabajo: Al final del día, cada persona puede ver las tareas que ha finalizado y cambiar aquél sentimiento de insatisfacción, por la sensación de bienestar al ver los resultados del trabajo diario, y tener la sensación de haber resuelto temas concretos.
¿Conocíais el método Kanban? ¿Os parece un buen método? ¿Cómo lo aplicáis vosotros?
A nosotros nos está funcionando, y os recomendamos que lo probéis. Ya nos contareis.
